Get a GoStats hit counter
Tio cxi igxos post plua reviziado, kaj estrara aprobo, la nova kongresa manlibro, por helpo de venontjaraj lokaj kongresaj komitatoj. La originalan gvidilon verkis Frank Helmuth, Cathy Schulze, kaj Bill Harmon; Ellen Eddy reviziis gxin. Mi (Jim Henry) plu reviziis kaj multon aldonis. Estas pli longa listo de homoj kiuj kontribuis ion cxe la fino.
Loka Kongresa Komitato (LKK) formigxas en kaj cxirkaux la kongresa urbo, unu jaron aux prefere multe pli frue antaux la kongreso. Tiuj esploru pri la lokaj eblecoj kongresi, kaj elektu kongresejon, cxu hotelon aux universitaton. Cxiu, kiu parolas al hotelistoj aux universitataj stabanoj, skribu taglibreton pri la telefonaj konversacioj (kaj poste personaj vizitoj), por registri la faktojn - la prezoj por cxambroj kiujn ili menciis, ekzemple, kaj kiu respondecas pri kio. En la unua periodo eble la LKK dividu liston de hoteloj kaj universitatoj inter si, kaj cxiu LKKano kontaktu plurajn por demandi pri haveblaj kunven-cxambroj, prezoj, kaj datoj kiam haveblas la cxambroj.
Dum la unua esploro pri kongresejoj, esploru pri multaj per TTT, tiam telefonu aux retposxtu al la sxajne tauxgaj por havigi al vi pli bonan ideon pri iliaj kunvencxambroj, prezoj ktp. Tiam sendu fakse aux retposxte leterojn petante skriban proponon de tiuj, kiuj laux la telefonaj konversacioj sxajnas havi tauxgajn cxambrojn, ktp. Tiuj leteroj detaligu la bezonojn de la kongreso rilate al cxambroj, tempoj, kaj servoj. En alia pagxo vi trovos mian leteron al la Ramada Inn Atlanta en 1999, kaj modelan leteron, kiun vi povas kopii kaj iom revizii por via uzo.
Interparolu pri viaj trovoj, kaj vizitu la lokojn kiuj sxajnas plej tauxgaj. Elektu kongresejon (ni diru ekzemple hotelon) kaj elektu unu LKK-anon por cxefe respondeci pri la hotel-kontakto. Tiu negocios la hotel-kontrakton, dum la aliaj LKK-anoj faras aliajn aferojn (ekzemple la bugxeton, aligxilon, informfolion). La bugxeton, proponitan kotiz-tabelon, kaj malnetan hotelkontrakton, oni sendu al la estraro de ELNA por aprobo (vidu sube). Kiam la estraro aprobas, kaj la hotelkontrakto sxajnas preta, la LKK-ano negocianta diru al la hotelisto, ke tiu sendu gxin al la Centra Oficejo (C.O.) de ELNA por ke la direktoro subskribu gxin.
Je komenco de la planado, faru retposxtan listgrupon, cxe Yahoo Groups aux alia listoservo al kiu iu en la LKK havas aliron. En tiu listo membru ne nur la LKK-anoj, sed ankaux la direktoro de la C.O., la redaktoro de Esperanto USA, la Komisiito pri Kongresoj, kaj eventuale aliaj homoj kiuj volas helpi al la LKK. (Ni diskutis je marto 2004 la ideon havi unu dauxran listgrupon, en kiu membru la LKK de la tuj okazonta kongreso kaj la LKK de la postjara kongreso. Tiel la LKK-anoj povus pli facile intersxangxi ideojn kaj konsilojn. Sed ni decidis, ke estus iom gxene miksi la aferojn de du jarkongresoj. Do, ni faru po unu liston por jarkongreso. Sed homoj de unu LKK povas membri en la diskutlisto de alia, por lerni de la spertoj de aliaj, aux por foje konsili el sia propra sperto.)
Eble utilas ankaux havi kongres-planan vikion, en kiu vi povas registri la decidojn faritajn en la retposxta listgrupo kaj en personaj kunvenoj, krom listoj de taskoj jam faritaj kaj ankoraux farendaj, kun indikoj pri kiu respondecas pri ili. Vidu ekzemple la vikion de la Austin'a kongreso en 2005, kiun ni fakte ne uzis tiom multe, kiom ni povintus.
Post la unua periodo (kiam la cxefa kaj preskaux nura devo estas trovi kongresejon), la LKK kaj la Komisiito pri Kongresoj varbu helpantojn el la pli vasta regiono cxirkaux la kongresejo kaj aliaj regionoj de Usono. Tiuj povos helpi rilate al diversaj taskoj kiuj ne postulas proksimecon al la kongresejo: ekzemple fari kongresan retejon, analizi la aligxilojn, verki aux redakti la kongresan libreton, varbi prezentontojn kaj gvidontojn por la programo, skribi invit-leterojn por alilandanoj kiuj bezonas vizojn, ktp. Helpantoj ankaux bezonigxos dum la kongreso mem; povas esti indikilo en la aligxilo por tiuj, kiuj volas volontuli.
Depende de la lokaj kondicxoj la Kongreso okazu aux en kolegio/universitato, en hotelo, aux en kongresa centro kun apuda hotelo. La elekto de bona kogresejo estas plej grava decido en la sukceso de la kongreso. (En la sekvontaj alineoj, por "hotelo" legu cxiam "hotelo aux universitato".)
Gravaj konsiderajxoj:
La LKK devas prizorgi la sekvantajn aferojn. Multajn el cxi tiuj punktoj oni traktu en la hotel-kontrakto.
Kutime la hotelo insistas mem provizi cxiujn mangxojn kaj trinkajxojn, kiujn oni uzas dum kongreso; se la kongresanoj alportas proprajn, okazas "corkage charge" pli-malpli egala al la prezo se la hotelo mem provizus la mangxojn. Sed foje oni povas havi esceptojn al tiu regulo; ni en Atlanta en 2000 provizis proprajn mangxojn por la babilejo, kun permeso de la hotelistoj.
Tipe en la hotel-kontrakto estas minimuma nombro de "cxambro-noktoj", kiujn devas mendi la kongresanoj, kaj provizora prezo por la kunvencxambroj. Se ne suficxe da kongresanoj luas cxambrojn, ELNA devos pagi la indikitan prezon por la kunvencxambroj; sed se suficxa nombro da cxambroj luigxas pro la kongreso, ELNA pagas nenion por la kunvencxambroj, nur por la mangxoj. Tian kontrakton oni tamen evitu se eblas, cxar lastatempe hoteloj ofertas ecx pli malaltan prezon en la interreto, kaj sagxuloj kiuj mendas sian hotelcxambron rete ne kalkuligxas en la nombro de cxambro-noktoj.
Kromaj petoj al la hotelistoj:
Hotelo gxenerale pli bonas ol universitato en cxio krom la kosto. La kunvencxambroj kaj dormcxambroj pli proksimas unuj al la aliaj, kaj la hotelistoj faras por ni kelkajn servojn, kiujn cxe universitato ni devus mem fari. Ekzemple, kiam la kongreso okazas en universitato la C.O. de ELNA devas kolekti monon por logxado kaj pagi al la universitato, kaj doni al ili liston de homoj kiuj volas logxi en la dormejo, kaj je kiuj noktoj. Cxe hotelo, la kongresanoj mendas siajn proprajn hotel-cxambrojn. Hotelo ankaux proponas pli bonajn servojn al la logxantoj: ekzemple senpagan matenmangxon, nagxejon, ekzercejon ktp. Multaj hoteloj ofertas transporton de kaj al la flughaveno por siaj logxantoj. Sed ne cxiuj hoteloj havas suficxe multajn kaj grandajn cxambrojn por niaj bezonoj; aliaj havas suficxajn, sed tro grandajn, aux tro multekostajn. Cxe universitato en somero ni ofte povas havi pli multajn kaj tauxgajn cxambrojn kontraux malpli alta kosto. Ankaux la logxado kaj mangxado kostas malpli por la kongresanoj, kaj tio allogas pli da homoj; la du plej cxeestataj landaj kongresoj en la lastaj jaroj estis cxe universitatoj (MIT en 2003 kaj Concordia University at Austin en 2005). Se pro varma vetero en via regiono vi volas kongresi frue, en majo aux ecx (se la estraro aprobas) en aprilo, versxajne universitato ne eblas pro cxeesto de studentoj kaj okazo de klasoj.
Universitataj dormejoj, krom la malalta kosto, havas foje ne tuj videblajn malavantagxojn kompare al hoteloj. Ekz., iuj rifuzas sekure teni la valizojn de elirantoj dum kelkaj horoj de la lasta tago, kiel hotelo tipe faras. Iuj postulas ke la elirantoj forportu siajn rubajxojn kaj gxenerale purigu sian cxambron antaux ol eliri. Informigxu bone pri la servoj kaj postuloj de la dormejo kaj publikigu tion en la retpagxo kaj kongresa bulteno.
(Estas aliaj eblecoj por kongresejo. Parko gxenerale pli tauxgos por regiona ol por landa kongreso, sed kelkaj havas kongrestauxgajn kunvencxambrojn kaj hotelecan logxejon krom kabanoj, lokoj por tendoj, ktp. Ni iom diskutis la eblecon okazigi vojagxan kongreson en krozsxipo; sed eble tio ne tauxgas pro altaj kostoj.)
La kongreso ne konfliktu kun la Nordamerika Somera Kursaro (NASK), la Universala Kongreso (UK) de UEA, aux la Internacia Junula Kongreso (IJK). Se okazas Tutamerika Kongreso (TAKE) en tiu jaro, gxi ankaux ne konfliktu kun tio. Se eblas, gxi estu tuj antaux aux post iu alia kongreso, aux inter du, por ke homoj povu rekte vojagxi de unu Esperanto-afero al alia. Tradicie la kongreso estis tuj antaux aux post la NASK, do en julio. Sed post kiam NASK translokigxis al Vermonto, ni ne plu povas scii la daton de NASK suficxe frue por fari tian precizan temparangxon kaj ankaux anonci la kongreson tiel frue, kiel ni volas fari. Prefere la kongreso okazu post la fino de la lerneja jaro, kaj antaux la komenco de la sekva (tamen tio multe varias de loko al loko). Lokaj kondicxoj povos dikti sxangxojn de la datoj al alia periodo. En tre varma loko oni prefere arangxu la kongreson pli frue: ekzemple ni kongresis je majo en Atlanto (2000) kaj Sallaga Urbo (2001).
La kongreso evitu la datojn de Pasko, Patrinotago, Patrotago, kaj Dankofesto, sed povas konvene esti je Sendependigxo-Tago (4a de julio) aux Memortago (lasta lundo de majo). Eblas ankaux Labor-Tago (unua lundo de septembro) sed ni ankoraux ne uzis tiun daton. En la festotagaj semajnfinoj homoj ne devas uzi tiom da fleksaj feritagoj por veni; sed alie, povas esti konflikto kun aliaj gravaj aferoj kiuj cxiam okazas je certaj festotagoj.
La kongreso kutime dauxras tri tagojn kaj iomon: de jxauxdo vespere gxis dimancxo tagmeze, aux de vendredo vespere gxis lundo tagmeze. La kongreso fakte komencigxas per Interkona Vespero, sed oficiale komencigxas per Solena Malfermo la sekvan matenon. Por ekzemplo, ni diru ke la Interkona Vespero komencigxas je vendredo je 19:00 kaj la Solena Malfermo okazas je 9:00 sabate. Tiam la tuttaga afer-kunsido de la ELNA-Estraro okazus de 9:00 gxis 17:00 je vendredo. La LKK demandu de la Estraro cxu ili volas tagmangxon provizita de la hotelo, aux volas foriri al najbara restoracio. Se la unua, tio estu en la hotelkontrakto.
La LKK povas lauxplacxe plilongigi la kongreson per kurseto antauxe aux ekskurso poste. Por dauxrigi la antauxan ekzemplon, oni povas instrui kurseton jxauxdon kaj vendredon, kaj foriri por ekskurso baldaux post la Solena Fermo lunde, finante la ekskurson je merkredo. Sed la cxefa parto de la kongreso estu tri (aux eble kvar) tagoj por ne fortimigi homojn, kiuj havas malmultajn feritagojn.
Gxenerale la arangxo vendredo--lundo pli tauxgas ol jxauxdo--dimancxo; tiel la du plenaj tagoj de la kongreso estas semajnfinaj kaj pli multe el la samregionanoj povas partopreni sen uzi feritagojn. Sed apartaj kondicxoj povas dikti la arangxon jxauxdo--dimancxo, ekzemple en Kembrigxo en 2003 kiam NASK komencigxis la lundon post la kongreso.
La Estraro de la Esperanto Ligo por Norda Ameriko findecidas pri la datoj kaj loko de la jara kongreso. Tiu cxi decido devus esti farita ne pli malfrue ol 8 monatoj antaux la kongreso. (Gxi ofte estas pli malfrua, sed tio kauxzas problemojn por la C.O. - kaj por la LKK! - do ni faru pli frue se iel ajn eblas.) La unua propono povas esti nur urbo kaj proksimuma dato. Tion la estraro versxajne aprobos se la urbo ne estas sub milita legxo kaj la dato ne konfliktas kun aliaj gravaj aferoj. Por oficiala propono, kaj fina decido, devas esti bugxeto, do preciza kongresejo, precizaj datoj, kaj provizora hotel-kontrakto.
Prefere, tiu decido estu farita plenan jaron antauxe (aux ecx pli), por ke la kongreson oni maksimume reklamu dum la antauxa jarkongreso. Do la bugxeton kaj proponan hotelkontrakton oni donu al la Estraro dum aux antaux ilia tagkunsido cxe la antauxjara kongreso; ili aprobos ilin, se bonas, kaj faksos la akcepton al la hotelo aux universitato por la venonta jaro. Tio estas idealo malofte atingita. Tamen, se LKK jam laboras pri trovo de kongresejo (aux ecx jam trovis tion kaj nun negocias la kontrakton), ili reklamu iliajn planojn dum la antauxa jarkongreso, ecx sen estrara aprobo, sed ili klare diru ke estas ankoraux propono ne aprobita.
Post aprobo de la Kongresloko flanke de ELNA, la Loka Kongresa Komitato (LKK) sendas al la Centra Oficejo bugxeton kun suficxe gxusta kalkulado de cxiuj kostoj, kune kun detaloj de la planado. El tiu cxi antauxkalkulo ELNA determinos la Kongres-kotizojn por la aligxilo. La aligxilo estas kutime sendate al membroj kune kun la ELNA organo Esperanto USA, ne pli malfrue ol la novembra-decembra numero, aux kun la membro-realigxilo kaj abonilo. La C.O. faru, se haveblas mono, duan sendadon en marto de la Kongresjaro. La Centra Oficejo kaj la Kasisto starigos specialan konton por Kongreskotizoj kaj prizorgos cxiujn financajn aferojn rilate al la Kongreso. La Kongreskotizoj estu cxe nivelo el kiu estu neniom da malprofito por ELNA. Estas grave ke la raporto de la LKK rilate al kostoj estu kiel eble plej preciza. Se estos profito, la loka grupo ricevos 10% de tiu profito.
La kostojn oni dividu en du partoj:
La bugxeto indiku tiujn partojn bone. La sumaj elspezoj kaj enspezoj, do, dependos de la nombro de kongresanoj, kaj tion oni taksu suficxe konservative (eble laux la plej malalta nombro de kongresanoj, kiujn havis lastatempa kongreso de ELNA en via landoparto). La bugxeto estu farita tiel, ke ELNA ne malprofitos ecx se malmulte da kongresanoj venos. Tamen, se pli ol tiom da kongresanoj fakte aligxos, kaj jam estas klara ke la kongreso ne malprofitos kaj ecx profitos, tiam la LKK povos proponi al la estraro aliajn elspezojn por plibonigi la servojn al la kongresanoj (ekz. pli altkvalitaj sakoj, nomsxildoj; pli ofta kafservo; ktp). La bugxeto enhavu sekcion de eventualaj kostoj, pri kiuj oni ne elspezos gxis la nombro de pagintaj aligxintoj jam superas certan nombron pli altan ol la baza nombro, je kiu la kongreso havos financan ekvilibron rilate al la neeviteblaj fiksaj kostoj.
La kostoj kiujn la LKK devas inkluzivi en sia raporto inkluzivas la jenajn:
Cxiaj aliaj kostoj rilate al la Kongreso estu antauxviditaj kaj detaligitaj al ELNA kiel eble plej antauxe. Sxangxoj en la kostoj devas esti tuj raportitaj al kaj ELNA kaj la Komisiito de Kongresoj.
ELNA determinas kostojn rilate al la laboroj de la C.O., preskostoj por dissendajxoj, posxtkostoj (por almenaux du, eble tri dissendajxoj), vojagxaj kaj logxejaj kostoj por la Direktoro, sendkostoj por la libroj ktp. por la libroservo, asekuro, kaj uma sumo por eventualaj aliaj kostoj. (Asekuro povas esti provizita pere de la kongresejo aux pere de ELNA; ni kontrolu cxiujare, kiu el tiuj eblecoj malpli multekostas.)
Plej multajn kostojn ELNA pagas rekte - al la hotelo, UPS, ktp. Aliajn kostojn surloke (presado/fotokopiado de la kongresa libreto, horaro, jarraportoj, ktp) membroj de la LKK pagas el propra posxo kaj poste donas elspez-raporton kun kvitancoj al ELNA por repagigxi. Aux vi povas, se vi volas, fari el tio donacon al ELNA; sed ankaux tiukaze donu la kvitancojn al ELNA, por ke vi povu pruvi la donacon al la IRS.
Dum la monatoj antaux la kongreso, rekordu la realajn elspezojn kaj enspezojn en reviziata bugxeto. Se pro la nombro de aligxintoj sxajnas ke la kongreso profitos, vi povas elspezi pli por bonaj servoj al la kongresanoj - pli altkvalitaj nomsxildoj, pli ofta aux luksa kafservo, ktp. Se sxajnas (pro malalta nombro de aligxintoj aux iuj kostoj pli altaj ol atendite) ke la kongreso malprofitos, vi eble povas rezigni pri nedevigaj elspezoj.
Laux la originala gvidilo la C.O. faru la aligxilon, sed lastatempe, la LKK fakte faras gxin. Tiuokaze la farinto de la aligxilo sendu fotopretan version de gxi (eble PDF-dosiero, retposxte) al la C.O., kaj tie oni presigos gxin kaj dissendos al la membraro kun la unua anonco pri la kongreso. Eble estus pli bone se la C.O. cxiujare farus la aligxilon laux la sama sxablono, kun revizio de la kotizoj kaj limdatoj, kontaktinformoj, ktp, kaj aldono de apartaj demandoj laux peto de la LKK.
Estu facile komprenebla tabelo kun kongres-kotizoj laux kategorio kaj limdato. Kategorioj kun malsamaj kotizoj povas inkluzivi: ELNA membroj; ne-ELNA membroj usonanoj; alilandanoj; junuloj; homoj kun limigita enspezo; unutaga membreco; familia membreco; moralaj subtenantoj (ne alvenas al la kongreso sed ricevas posxte la dokumentojn, fotojn, ktp). Kutime la kotizo malpli multekostas se oni registrigxas tre frue, ol se nur iom frue - la limdato por la malalta kosto povas esti ekz. unu monaton antaux la kongreso. Se la aligxilo dissendas tre frue (en la antauxa jaro, ideale, sed malofte okazas), povas esti tria malalta kotizo por instigi homojn registri sin ankaux tre frue. Eble tiu limdato estu monaton aux du post la versxajna dato kiam la aligxiloj dissendigxos. La aligxilo ankaux klarigu la limdaton kaj aliajn kondicxojn de nuligoj. Vidu la kotizo-tabelon de la LK en Atlanto en 2000.
La aligxilo eventuale enhavu, krom la bazajn demandojn pri nomo kaj kontaktinformo, jenajn demandojn kaj indikilojn:
Vidu ankaux la aligxilon por Atlanto en 2000.
Ni nepre ankaux havu retan aligxilon kiel HTML-formularo en la retpagxo, kiu rekordos cxiujn informojn en teksta datumbazo. Al tiu datumbazo ne nur la retejestro havu aliron, sed ankaux la direktoro de la C.O. kaj almenaux unu alia el la LKK. La aligxilo prefere uzu nur servilan skripton (ekz. Perl), ne krozilan skripton (Javascript, VBScript) por esti alirebla por plej multaj homoj.
La aligxilo devas plektigxi kun la Hypermart-butiko de ELNA. Tie ni povas sekure ricevi kreditkart-pagoj. La aligxila pagxo indiku klare, ke se iu ne havas kreditkarton kaj volas pagi cxeke, tiu tamen povas registri sin per la reta aligxilo, indikante ke li sendos cxekon al la C.O. Estu indikilo en la datumbazo pri tio, cxu kongresano jam pagis, kaj kiom; gxi auxtomate plenigxu kiam homo pagas kreditkarte, kaj permane kiam la C.O. registras en la datumbazo la ricevon de cxekoj. Ankaux estu indikilo por tio, cxu kongresano bezonas invit-leteron, kaj kio estas la progreso pri tio (letero petita/sendita; vizo petita/akirita/neita).
Aligxintoj povu vidi iel sian propran informon en la datumbazo (aux eble povu klaki butonon por peti retposxton kun sia informo) por certigi ke gxi estas gxusta. Eventuale certaj raportoj estu publike havebla: ekz. nombro de aligxintoj gxis nun, sume kaj laux kategorioj; kaj listo de partoprenantoj kiuj permesas al ni diskonigi iliajn nomojn, kun urbo, sxtato/provinco kaj lando por cxiuj. La raportoj (privataj kaj publikaj) povu listigi homojn laux alfabeta ordo de familia nomo, laux ordo de aligxo, kaj eventuale alimaniere.
Kiam la C.O. ricevas paperposxtajn aligxilojn, la stabanoj enigu la datumojn el ili ankaux en la reta aligxilo, por ke informoj pri cxiuj kongresanoj estu en la sama datumbazo alirebla por iuj en la LKK. Lastminutajn aligxilojn la direktoro povas porti kun si al la kongreso kaj doni al la LKK-ano cxe la registrejo. Listo de aligxintoj, kun indiko pri kiom ili jam pagis, cxu ili sxuldas pli, kaj kiom ili sxuldas, oni nepre havu cxe la registra tablo.
Multaj kongresanoj volos helpon trovi samcxambranon. Rilate al tio, povas esti demando(j) en la aligxilo, aux eble aparta formularo; vidu ekzemple tiun kiun mi uzis por la Atlanta kongreso. Tiam iu en la LKK devas kolekti la liston de samcxambran-dezirantoj, kaj dissendi la liston al cxiu en gxi. (Aux du listoj, de viroj kaj de virinoj.) Nepre klare diru, ke la kongresanoj mem devas mendi siajn cxambrojn, kaj prenas al si la riskon se ilia samcxambrano ne fakte venas. (Iam okazis, ke homoj plendis al ELNA kaj postulis ke ELNA pagu la duonon de la kosto, kiun pagintus al necxeestanta samcxambrano; ni evitu tion.)
Arlyn Kerr rimarkis, ke en 2004 sxi havis multan kromlaboron rilate al cxi tiu tasko; ekz. kelkaj homoj petis sxian helpon trovi logxejon kiam la kongresa hotelo jam plenplenis.
Alia ebleco estas starigi listgrupon cxe Yahoo Groups aux alia tauxga servo por kongresanoj kiuj volas interkonsenti pri cxambro-divido kaj aliaj aferoj. En la unua informfolio kaj aligxilo oni diru klare kiel aboni tiun listgrupon. Diru ankaux ke, se iu ne havas retposxt-aliron, tiu povas posxti aux telefoni al certa membro de la LKK kaj peti liston de homoj volantaj samcxambranon; ties kontaktinformon la samcxambran-listestro mesagxos al la listgrupo, kaj la liston de homoj kiuj petis en la listgrupo por samcxambrano tiu sendu posxte al la ne-havantaj-retposxton.
La libroservo de ELNA estas unu el la plej bonaj el la multaj landaj asocioj. Kiam eblas, ELNA okazigu libroservon dum la Kongreso. Kelkajn semajnojn antaux la kongreso, la C.O. devas sendi al iu el la LKK skatolojn da libroj por la kongreso. (Oni ne volas fidi la hotelistojn pri tio.) Tiu libro-ricevanto tiam sxofore portu la librojn al la kongresejo je la unua tago kiam la libroservo-cxambro haveblos (kutime la tagon antaux la estrar-kunsido). Do, oni frue diru al la C.O., al kies adreso ili sendu la librojn, kaj kiam tiu estas hejme por ricevi ilin de la UPS-liveristo.
(En 2000 mi nur lastminute informigxis pri cxi tio, kiam Miko demandis al kiu li sendu la librojn. Mi donis mian hejman adreson al li, kaj li kaj Ionel malfrue sendis la librojn. Unu skatolon mi ricevis dum hejma tagmangxo; aliajn mi maltrafis pro foresto cxe la laborejo. La tagon de la estrar-kunsido, mi matene sxoforis la unuan skatolon al la hotelo, kaj revenis hejme por renkonti la UPSisto kaj ricevi la aliajn... sed tiu ne venis je la promesita tempo, kaj mi revenis al la hotelo por la cetero de la kongreso. Ionel telefonis al UPS plurfoje, kaj post multa konfuzo, lernis ke la liveristo fine lasis la ceterajn skatolojn cxe mia apartamento, tamen li lauxregule ne devintus fari tion sen mia cxeesto. Mi devis resxofori tien post la bankedo (kun Ionel por helpi porti) por preni ilin al la kongresejo. Do, vi donu vian laborej-adreson al la C.O. se vi ne estas hejme dum la tago.)
La cxambro por la libroservo prefere haveblu ekde la tago antaux la estrar-kunsido. La direktoro de la C.O. devas malpaki la skatolojn kaj arangxi la librojn antaux ol malfermi la libroservo, kaj li devas cxeesti la kunsidon, do estas plej bone se li povas pretigi la libroservon la antauxan tagon. (Ankaux eble estus bone se iu LKK-ano aux alia volontulo povus helpi al li pri tio; sed versxajne aliulo ne povas tute anstatauxigi lin en tiu devo.) La cxambro ankaux haveblu la ceteron de la fina tago, post la Solena Fermo, por ke la direktoro havu tempon por repaki la librojn sen troa hasto - kaj denove estus bone se volontuloj povus helpi lin.
Se en via sxtato estas vend-imposto, iu en la LKK devas frue esplori pri kiel oni registras sin kiel unu-foja vendanto cxe la sxtata ministrio pri vendimposto, kaj informi al la C.O. pri tio. Aux LKKano aux la Direktoro de la C.O. povas registri ELNAn kiel unu-foja vendanto, tiel ke ELNA povu kolekti la vendimposton kaj pagi tion al la sxtato post la kongreso.
Kiam la kongreso okazas en Meksikio aux Kanado, la libroservo ofte havas malprofiton pro la alta transport-imposto. Cxu tauxgas havi la libroservon cxe la kongreso en tiuj jaroj? La estraro kaj C.O. decidu.
La LKK frue elektu inter si unu homo kiu respondecos pri la programo kaj horaro. En la plej fruaj anoncoj pri la kongreso, oni petu ke homoj volontaj prezenti ion aux gvidi parol-rondon kontaktu tiun homon kun ilia propono kaj bezonoj (ezk. blanktabulo kun skribiloj, auxdvidaj ekipajxoj, ktp.). En la aligxilo, estu spaco por proponanto de programero indiki tion, kion li proponas. La LKK ankaux kontaktu aktivulojn kaj spertulojn por peti ilin prelegi aux gvidi parolrondon. Ekzemple, verkistoj povas aux prelegi aux vocxlegi el siaj verkoj. ELNA aux UEA komisiitoj povas paroli iom pri siaj movadaj faroj. Diversaj profesiuloj kaj fakuloj povas paroli pri sia fako.
La horaristo petu jenajn informojn de cxiu prezentonto (se ties unua mesagxo ne estis suficxe kompleta):
La horaristo ankaux devas zorgi pri ekvilibro de la programo: ne estu tro da programeroj pri unu temo kaj maltro pri aliaj. El la unuaj proponoj de diversaj prezentantoj, kontrolu, cxu multaj el cxi tiuj temoj estas reprezentitaj:
Ankaux kontrolu, cxu estas kelkaj parolrondoj kaj ludoj kun gvidantoj, kaj ne nur aro de prelegoj. Se la gxisnuna programo sxajnas malekvilibra, petu specifajn homojn prelegi aux gvidi rondon pri certaj gxis nun neglektitaj temoj.
Oni menciu mallongan liston de programeroj en postaj informoj, kaj en la retejo, ecx antaux ol fari la precizan horaron. Kiam haveblas listo de prezentajxoj, la horaristo povas ekfari la horaron. Versxajne vi revizios gxin plurfoje antaux la kongreso.
Kutime ni havas du paralelajn seriojn da programeroj dum la tago, en du kunvencxambroj; foje tri samtempajn programerojn, se haveblas cxambroj kaj prezentontoj. Je la vespero estas kutime unu granda programero kiel bankedo, ekskurso aux distra vespero. Elektu unu aux du prezentontojn kiuj ne volas ekskursi, por prezenti ion dum la ekskurso(j) al la aliaj neekskursemuloj.
Prefere estu spaco de 10 aux 15 minutoj inter aferoj - ekzemple programeroj komencigxu je 9:00, 10:10, 11:20 kaj post tagmangxo je 13:30, 14:40, 15:50. Kun tia horaro ni havis en Atlanta en 2000 multe malpli da malfruigxo ol en aliaj jaroj, kiam la horaro estis 9:00, 10:00, 11:00... En la dua modelo la programeroj teorie dauxru 50 aux 55 minutojn, sed ili emas dauxri plenan horon, se LKKano aux aliaj volontulo ne haltigas ilin je la gxusta tempo per gxentile forta memorigo. La unua modelo, kun unuhoraj programeroj kaj pli longa tempo inter ili, preferindas se malsuficxas volontuloj por fari tiajn anoncojn. Tamen, tio ebligas malpli da programeroj (aux postulas pli da cxambroj kaj pli da konflikto inter samtempaj programeroj).
La horaristo devas zorgi pri kiuj programeroj estu en kiuj cxambroj, kaj kiuj estu samtempaj. Kompreneble la interkona vespero, solenaj malfermo kaj fermo kaj la distra vespero estu en suficxe granda cxambro por cxiuj kongresanoj (gxis 100). La bankedo havas apartajn bezonojn; versxajne la hotelo diktos al vi la lokon por gxi. La ceteraj programeroj povas esti en iuj cxambroj por 20-50 homoj.
Oni povas arangxi programer-serioj laux temo, segx-arangxo, tehxnikaj bezonoj aux populareco. Ekzemple, povas esti bone se programeroj kun simila temo (scienco, Esperanto-kulturo, informado, ludoj...) estu seriaj en la sama cxambro. Eble kelkaj programeroj postulos rondan segx-arangxon, aliaj prelegecan. Klasoj pri Esperanto bezonos segxojn kun tabloj. La programeroj estu arangxitaj tiel, ke ni ne devu re-arangxi la segxojn kaj tablojn tro ofte. Se kelkaj programeroj bezonos la samajn ekipajxojn (ekz. komputilan projekciilon aux DVD-ludilon kun televidilo), ili povas esti sinsekvaj en la sama cxambro por malaltigi la lu-kostojn. Fine, se la kongresejo disponigas al ni kunvencxambrojn de malsama grandeco, metu la versxajne pli popularajn programerojn en la pli grandaj cxambroj.
Prefere la samtempaj programeroj estu kiel eble plej diversaj. Se eblas, ne metu samtempe en du cxambrojn du similajn programerojn kiuj versxajne allogus la samajn homojn.
La afer-kunsidoj de ELNA prefere ne estu la unua programero en la mateno aux la unua programero post tagmangxo.
La horaro ankaux indiku la horojn kiam malfermos la registra tablo kaj la libroservo. Petu tiun lastan informon de la direktoro de la C.O. Foje eblas, ke tiu informo ne haveblos gxis dum la kongreso mem; tiam la horojn oni afisxu en la anonc-tabulo, kaj eventuale ekster la pordo de la libroservo.
Krome, la start-tempo kaj loko por la ekskurso(j) estu en la horaro; ekz. "ekskursontoj kolektigxu en la teretagxa salono antaux 9:00 por piediri al ____".
Kiam vi estos farinta la malnetan horaron, sendu gxin al cxiuj prezentontoj (inkluzive la libroservisto en la C.O.) por sciigxi pri konfliktoj (eble vi metis du aferojn samtempe kies prezentantoj volas auxskulti unu la alian). Eblas jam fari horaron kun multaj malplenaj spacoj, kiam vi havos nur kelkajn proponojn por programeroj, kaj meti tion frue en la retpagxo; kiam pliaj prezentontoj anoncos sin, aldonu iliajn prezentajxojn unu post alia al la reteja horaro.
Estu du versioj de la horaro. Longa versio, kun priskribo de la programero kaj vivhistorio de la prezentonto, estu en la kongresa libreto. Mallonga versio, tabelo kun nur titolo, nomo de prezentonto, tempo, dauxro kaj loko por cxiu programero, estu sur aparta folio, facile portebla. De tio oni faru pli da kopioj kaj disdonu ilin malavare dum la kongreso, cxar homoj ofte perdos tion.
Eble ankaux faru afisxojn, po unu por cxiu kunvencxambro je cxiu tago, montranta kio okazos en gxi je kioma horo. Aux estus pli simple simple meti fotokopion de la tuta horaro ekster cxiu kunvencxambro, kun la tiucxambraj programeroj markitaj per flava markilo. Tiu afisxa horaro estu pli grandformata ol la disdonita versio, aux eventuale reformatita, kun malpli da informo en cxiu pagxo, en pli granda tiparo [almenaux 16-point type].
(Estu en la programlibro ia klariga diro (angle: disclaimer) pri tio, ke programeroj ne nepre reprezentas la vidpunktojn de ELNA, kiu estas laux sia statuto politike, religie, kaj socio-ekonomie neuxtrala. Sed la membroj de ELNA, ankaux en sia rolo kiel kongres-partoprenantoj, ne devas esti persone neuxtralaj.)
Ni havu kelkajn parol-rondojn pri certaj temoj, kun gvidanto. Kelkaj el ili estu aparte por paroligi komencantojn. Eblaj temoj:
Estas bone arangxi ion por infanoj, ecx se nur cxambro kun ludiloj kaj volontulo por foje kunludi kaj varti ilin dum la gepatroj cxeestas prelegojn ktp. Se la LKK anoncas ke arangxoj por infanoj haveblos, nepras plenumi tion. En la lastaj jaroj kutime cxeestas 2-5 infanoj, de kelkaj monatoj agxa gxis eble 12-jara; necesas esti fleksebla pri la planado kaj zorge atenti la aligxilojn, por scii kiom da infanoj versxajne venos, de kiuj agxoj, cxu ili jam parolas Esperanton ktp, kaj plani ion tauxgan por ili. Ekz. provizo de ludiloj por etaj, vocxlego de E-aj infanrakontoj por iom pli agxaj, ktp...
Se la LKK ne certas pri sia povo arangxi bone por infanaj kongresanoj, tauxgas antauxaverti la homojn pri tio.
La LKK prizorgas distrajxojn por la diversa vespero, kun la helpo de la Komisiito pri Kongresoj. Lokaj esperantistoj ofte povas provizi teatrajxetojn kaj muzikon. Kunkantado estas plezurdona por la kongresanoj. Oni foje havas profesiajn muzikistojn por koncerti, cxu ordinaraj kongresanoj kiel Jon Liechty en 2000 aux Thomas Alexander en 2005, aux honorgastoj (kies vojagxado kaj logxado estis pagitaj el la kongresa bugxeto) kiel Kimo kaj Jomo en 2003.
Plej ofte la distra vespero inkluzivas plurajn prezentajxojn, kaj estas unu aux pluraj distrajxoj post la bankedo. Estu iu por gvidi la aferojn dum la vespero, prezenti cxiun kaj gxentile haltigi gxin kiam tauxgas, por certi ke cxio okazu gxustatempe. Tiu gvidanto estu iu kiu ne havas aliajn kongresrilatajn respondecojn -- ne la cxefo de la LKK, Direktoro, Komisiito pri Kongresoj aux Prezidanto. La sama ulo povas eventuale esti la auxkciisto.
Faru arangxojn por la kunkantado de la himno "La Espero" dum la solena fermo de la kongreso. (Plej bone kunhavu la tekston kun muzik-indikoj, presitan por cxiuj po unu kopio, kaj antauxvarbi iun por gitari, piani aux aliiel muziki. Tiu folio eble estu en la kongresa sako kun la horaro kaj kongreslibreto; aux eble parto de la kongreslibreto mem, aux disdonu gxin aparte tuj antaux la Solena Fermo.)
Estas bone havi babilejon (angle "consuite") dum la kongreso. Tio estu cxambro kun sofoj kaj foteloj, kie oni povas iam ajn mangxeti kaj babili sen programita temo. Gxi povas ankaux esti loko por ludoj en Esperanto (cxu lingvorilataj kiel Esperanto-skrablo, cxu ne (sxako, go-ludo, ktp)). La LKK kontrolu cxu tia cxambro haveblas kontraux ne troa kromkosto, kaj cxu ili rajtas provizi mangxetojn aux devas acxeti ilin de la kongresejo. Estas plej bone se la babilejo proksimas al aliaj kunven-cxambroj kaj la libroservo, sed tipe tia cxambro estas en alia parto de la hotelo, kun la aliaj logxejoj.
Kutime estas almenuax unu duontaga ekskurso dum la kongreso mem - matene aux posttagmeze laux loka vetero. Se la kongresejo estas en la centra urbo, aux haveblas bona publika transporto, povas esti piedekskurso al historiaj lokoj en la urbo (kiel en Atlanto 2000, Bostono 2003). Alie, oni eble devos lui plurajn auxtobusetojn por transporti la kongresanojn al la cela loko. (En Sankta Luiso 1999, la lokanoj havis suficxajn auxtomobilojn por sxofori cxiujn kiuj volis iri al la Pordega Arko. En Austin 2005, la LKK luis unu auxtobuseton dum tri tagoj kontraux $300 por tri ekskursoj; ili devis fari du aux tri vojagxojn ambauxdirekte por transporti cxiujn kongresanojn de Concordia University al la ekskursoceloj.)
Komence de ekskursoj, memorigu la kongresanojn ke ni estas ambasadoroj -- ne estu malgxentila en publikaj lokoj. Ni volas doni bonan impreson pri Esperanto kaj esperantistoj. Dum la ekskurso homoj auxdas nin paroli strangan lingvon kaj kelkaj scivolemigxas. Estus bone porti informilojn por disdoni al iu ajn kiu demandas "What language is that?"
Kutime estas plia ekskurso en la posttagmezo de la lasta tago de la kongreso, post la solena fermo, por tiuj kiuj ne forflugos gxis la posta tago. Ofte tion oni ne detale arangxas gxis lastminute; estus pli bone plani kaj anonci ankaux tion suficxe frue, antaux ol homoj mendas siajn flugbiletojn. Se oni ial devas prokrasti la planadon de la ekskurso, tamen preferindas anonci la planojn dum la kongreso, kaj ne provi lastminute arangxi ion tauxgan por cxiuj ekskursemuloj. Russ Williams konsilas: "Diru 'Jen la plano - se ne tauxgas por vi, bv ne partopreni! Ne petu specialajn esceptojn por vi.'"
Foje estas plurtaga ekskurso antaux aux (pli ofte) post la kongreso. Por tio oni devas pagi aparte; gxi ne inkluzivigxas en la kongreskotizo. Esploru pri la turistaj eblecoj en via regiono kaj proponu ion al Lusi HARMON de Esperanto Vojagx-Servo; sxi helpis nin en 2000 organizi ekskurson al Savano, Georgio post la Atlanta kongreso. (Vidu la aligxilon por la ekskurso al Savano.)
La LKK varbu la helpon de la loka Turistoficejo kaj la kongresa hotelo aux universitato. Nigraj/blankaj fotografoj, preferinde grandaj, estu sendataj al la redaktoro de Esperanto USA kiel eble plej baldaux post la invito de la Kongreso. Inter septembro de la antauxa jaro gxis aprilo de la kongresa jaro estas dezirinde ke la LKK provizu informon kaj fotografojn de la kongresejo kaj lokaj allogajxoj por instigi la membrojn partopreni la Kongreson. Formala invito de la urbestro aux alia gravulo de la urbo estas tre dezirinde. Anoncojn oni ankaux sendu de tempo al tempo (sed ne tro ofte) al la retposxta listgrupoj AktivUsono kaj elna-anoncoj (cxe Yahoo Groups), kaj al la Usenet novajxgrupo soc.culture.esperanto.
La LKK kontaktu publikajn kaj universitatajn bibliotekojn en la kongresa regiono por ekspozicioj de Esperanto libroj kaj materialoj, kune kun anoncoj pri la Publika Kunveno. Ankaux provizo da informfolioj estu apud la materialoj.
Estas grave oferti klasojn pri Esperanto dum la kongreso, versxajne je sabato. La komencantaj klasoj estu senpagaj kaj vaste reklamataj en la urbo.
Oni povas dissendi anoncojn pri la kongreso al lokaj kaj regionaj gazetoj kaj jxurnaloj. Estas aparte bona informad-ebleco, se oni ankaux organizas kurson antaux la kongreso. Tiel bone informis la LKK de la Sankta-Luisa kongreso en 1999; iu radio-dissendej faris novajx-programeron pri la kurso kaj kongreso, kaj tiel allogis kelkajn vizitantojn al la kongreso.
Donu senpagan unutagan bileton (sen bankedo) al jxurnalistoj, kaj vendu malmultekostan unutagan bileton al iu ajn.
Informilon (prefere kun fotoj de la kongresa urbo) oni sendu al: UEA, Kanada Esperanto-Asocio, Meksika Esperanto-Federacio kaj aliaj amerikaj landaj asocioj, Eventoj, Monato kaj ceteraj gazetoj, tuj kiam suficxaj detaloj estas certaj, por allogi eventualajn eksterlandajn vizitantojn. Necesas pli da tempo por plani kaj arangxi interlandan vojagxon ol enlandan, do frua publikigado tre gravas. Se la kongreso havas apartan temon oni sendu anoncojn ankaux al gazetoj kun tia temo, ekzemple priliteraturan kongreson oni anonci ankaux en Fonto kaj Literatura Foiro.
[Tiun cxi paragrafon aprobu iu legx-spertulo antaux ol ni inkluzivu gxin en la oficiala manlibro.]
Kelkaj kiuj deziras alveni la kongreson eventuale devos havi ian invit-leteron por akiri vizon. Iu skribu leteron (nome de ELNA) pri tiu homo al iu registara instanco (ambasadejo?). Sed tio ne cxiam helpas. Joel Brozovsky diris, ke dum lia tempo kiel Direktoro de la C.O., li skribis multajn invit-leterojn por diversaj alilandoj; sed nur unu el ili ricevis vizon, kaj li tro malfrue por veni al la ELNA-Kongreso. (Li ja venis al NASK, do ne estis tute malsxparita tempo.) Kun nur unu stabano en la C.O., tiu ne plu povas fari tiujn leterojn. Do, antaux ol diri en eksterlandaj informoj, ke ni pretas skribi invit-leterojn por homoj, ni certu ke iu pretas fari la laboron. Povus esti la Sekretario de ELNA, aux iu en la estraro, aux eble la Komisiito pri Kongresoj. Eble iu en la LKK povus skribi la leterojn, sed versxajne iu oficiro devus subskribi ilin.
Se ni ja povas oferti tiun servon, alilandajn vizitontojn ni avertu tre frue sendi personan informon pri ilia Esperanto-agado kaj eventuala prezentotajxo cxe la kongreso, eble menciindan en invit-letero, kaj adreson aux faks-numeron kien oni sendu la inviton. Noto en kongresa informo sendata al alilandaj asocioj, gazetoj ktp: "Ni sxatus gastigi plej multajn alilandajn esperantistojn, sed ne povas garantii invit-leteron por viz-akiro se peto kun cxiuj bezonaj informoj ne venos antaux [certa limdato]. Petojn por invit-leteroj oni sendu al [nomo, adreso] kaj ne al la C.O. de ELNA."
Se eblas, la invit-leterojn oni eble sendu fakse, cxar la interlanda posxto (aparte al Afriko) povas esti tre malrapida. En 2005 pluraj invit-leteroj, senditaj je sxajne suficxe frua dato, ne alvenis al la petintoj (en Nigxerio) gxis post la limdato. Jen alia kialo por starti la kongres-planadon tre frue, por anonci la daton tre frue.
Pluraj personoj, inkluzive de eksterlandaj Esperantistoj, partoprenas la Kongreson sole. En la vesperoj ili estu akompanataj de LKK-anoj kaj helpataj rilate al transportado kaj lokaj kondicxoj. Estas ankaux bona havigi al komencantoj kaj vizitantoj (ekzemple jxurnalistoj) kunulojn kiuj helpos al ili kompreni kaj gxui la kongreson.
Se la kongresaj elspezoj estas sub la bugxetita nivelo (pro kostoj malpli altaj ol atendita, aux pli multe da registrintoj ol atendite), bona uzo de la ekstra mono estas acxeti donacetojn por la alilandanoj cxeestontaj la kongreson. Bonvolu noti ke mangxajxoj aux spicajxoj eble ne estas bonaj donacoj cxar povas esti kontrauxlegxe transporti ilin trans landlimoj.
Se alvenas alilandaj gastoj kiuj ne regas la anglan, estus tre bone renkonti ilin en la flughaveno kaj konduki ilin al la kongresejo, se iel ajn eblas.
Estas grave havi kongresan hejmpagxon. Se neniu el la LKK scias kiel fari retejon, vi povas peti helpon de la retejestro de ELNA (nun Jay FISHMAN) aux cxe la reteja helpa listgrupo (Yahoo Group: elna-retpagxo). Lastatempe niaj landaj kongresoj havis retejojn sub rubriko de esperanto.org. La hejmpagxo enhavu interalie:
Jen la hejmpagxoj de kelkaj kongresoj:
Kutime estas almenaux du bultenoj (verkita de la LKK, dissendata de la C.O.); foje tri, se haveblas mono por posxtokostoj. La unua aperu kiel eble plej frue: eble 2-3 semajnoj post kiam vi havos subskribitan kontrakton kun la kongresejo. Tiu enhavu dirojn pri la kongresa urbo, la skizajn planojn por la kongreso mem, kaj la aligxilo. Por la kongreso de 2005, la C.O. dissendis la unuan bultenon al cxiuj membroj kaj informpetintoj de la lastaj du jaroj.
Duan bultenon oni dissendu, se la unua dissendigxis tre frue kaj se haveblas mono por dua memorigo. Tiu dua bulteno enhavu denove la aligxilon, plus plia informo pri la programo, gastoj parolontaj, ktp. Se mankas mono por dissendi al cxiuj, tiun bultenon oni eble sendu nur al ELNA-membroj ne jam registrigxintaj, kaj al novaj informpetintoj en la kongresa regiono.
La lasta bulteno (sendota nur al aligxintoj, almenaux unu semajno antaux la estrarkunsido) povas esti retposxta, sed zorgu, ke vi ne forgesu iujn kongresanojn kiuj ne havas retposxton. Por tiuj, presu kaj posxtu gxin aparte. Tiu lasta bulteno enhavu jenajn informojn:
Povos esti, ke diversaj homoj verkos partojn de la kongresa libreto. Unu homo servu kiel redaktoro de la libreto; prefere tiu estu iu kiu bone regas kompostan programon (ekz. LaTeX, PageMaker, Quark Express, aux simila) por belaspektigi la formaton de la libreto. La unuaj malnetoj de la diversaj partoj, kiujn aliaj homoj kontribuos, estu en iu simpla, malferma formato kiel ASCII teskto aux (ne-Microsoft'a) HTML. [Foje okazis formato-fusxoj, kiam du homoj verkis parton de la manlibro en malsamaj programoj kaj poste provis kunigi ilin.]
Eventuala enhavo de la kongreslibro:
Kelkaj el tiuj aferoj -- ekzemple la horaro, la jarraportoj de ELNA, aux la kvartala gvidilo -- povas eventuale esti apartaj folioj aux libretoj kaj ne en la kongresa libreto mem.
Vidu ekzemplan kongreslibreton de la kongreso en Atlanto en 2000.
Se vi volas havi enspezon de reklamoj en la kongresa libreto, skribu leteron kiu iom klarigas pri Esperanto, la ELNA kongreso, la "tipa" Esperanto-parolanto aux kongresano, ktp., kaj proponas pri reklamo-specoj kaj prezoj. Tion sendu al kaj restoracioj kaj parkoj, muzeoj, ktp. Tian leteron oni eventuale povos disdoni al restoracioj en la kvartalo, dum vi piedekskurse esploras pri iliaj horoj, prezoj, distanco ktp. por la kvartala gvidlibro.
Tauxga koverto, sako aux alia havebla ujo estu uzata por enteni la diversajn kongresdokumentojn kaj aliajn informojn. Turistaj informiloj, urbaj kaj regionaj mapoj, reklamajxoj kiel plumoj, pingloj, notlibretoj, kaj aliaj ajxoj senpagaj povas esti disdonataj kune kun la kongres- dokumentoj. Cxi tiaj lokaj materialoj kaj aliaj agadoj parte de la LKK povas doni al la Kongreso agrablan kaj allogan etoson por la partoprenantoj.
Estas almenaux tri eblaj specoj de nomsxildo: kun krampo, pinglo, aux kol-pendajxo. Malpreferu la pinglojn, cxar ili damagxetas true la cxemizon. El la diversaj specoj de kol-pendajxo, kelkaj pli sekure ligas la nomsxildon al la sxnureto ol aliaj. Versxajne la plej bonaj, sed eble ankaux plej multekostaj, estus tiuj kun krampoj.
Plurajn tagojn antaux la kongreso, presigu nomsxildojn por la homoj kiuj antauxregistrigxis. Faru ankaux kelkajn blankajn nomsxildojn (kun la kongresa informo sed sen nomo) por la malfrue registrigxontoj.
Almenaux unu semajno antaux la kongreso, donu al via hotela kontaktulo plenan liston de ekipajxoj bezonataj de diversaj prezentontoj, kun horaro (en la angla, kompreneble!) pri kie kaj kiam vi bezonos ekz. DVD-ludilon, projekcilon, ktp. (Tian liston vi mem uzu ankaux dum la kongreso.) Memorigu tiun ankaux pri samtempigo de horlogxoj, agordigo de piano, ktp. Se la LKKanoj mem provizos certajn ekipajxojn, provu ilin hejme kaj cxe la kongresejo kiel eble plej frue.
Je la limtempo por la bankedo, donu al la hotelistoj finan nombron de mangxontoj, kun indiko pri kiom el ili estas vegetaranoj/vegetalanoj, kaj kiuj alergioj menciigxis en la aligxiloj.
La tagon antaux la estrarkunsido, la ricevinto de libroj por la libroservo devas porti ilin al la kongresejo kaj transdoni ilin al la Direktoro de la C.O.; se eblas jam uzi la libroservo-cxambron, ili povas jam ekmalpaki la librojn. Tiu tago estas bona por dismeti kelkajn direktajn afisxojn por helpo al la estraro kaj aliaj fruaj alvenantoj, kaj starigi anonc-tabulon.
La tagon de la estrarkunsido, iuj en la LKK kontrolu cxu la horlogxoj fakte estas samtempigitaj lauxpete, kaj se ne, repetas de la hotelistoj faru tuj se ili ne povas mem fari. Ili ankaux antauxprovu, se eblas, la tehxnikajn ekipajxojn (DVD- kaj vidbend-montriloj, televidilo, ktp; aparte komputila ligo al televido), por ke tiuj jam bone funkciu por la prezentontoj.
En la posttagmezo de tiu tago iuj starigu la registran tablon je la anoncita tempo. Aliaj eventuale pretigu la restantajn aferojn por la interkona vespero. La registra tablo havu ne nur la liston de aligxintoj, kaj la kongresajn sakojn kun kongresa programlibreto, nomsxildo, kaj aliaj aferoj, sed ankaux diversajn informilojn pri Esperanto por disdoni al ne-esperantistoj kiuj preterpasas kaj scivolemas. Se suficxas da volontuloj, iu cxeestu la registran tablon dum la tuta kongreso, almenaux ekster la horoj de la grandaj programeroj (solenajxoj, bankedo ktp).
Dum la kongreso, la membroj de la LKK havos diversajn devojn, rilate al interrilato kun la stabanoj de la kongresejo, anoncoj (aparte pri sxangxoj en la programo), helpo al la prezentantoj, la stabanoj de la C.O., la estraro, kaj la kongresanoj gxenerale. Starigu en plej videbla loko afisxtabulon, aux uzu jam ekzistantan laux permeso de la kongresejo, kie vi kaj aliaj povas meti anoncojn. La prezidento de ELNA kutime estas la cxefa parolanto dum la solenaj malfermo kaj fermo, sed la cxefo de la LKK ankaux kutime parolas tiam; interalie kun dankado al diversaj homoj kiuj helpis pri la kongreso. Faru la vocxajn anoncojn kun mikrofono kiam eblas, sed cxiel ajn suficxe lauxte. (Eble la cxefo de la LKK volos delegi iun alian LKKano kun pli lauxta vocxo por fari tiujn anoncojn.)
Kunvenu frue (eble post la interkona vespero, aux post la solena malfermo) kun la homoj kiuj volontulis helpi dum la kongreso. Asignu al ili specifajn taskojn ekz. rilate al la registra/informa tablo, akuratigo (vidu sube), tehxnika/ekipajxa helpo al prezentantoj, kunuleco al komencantoj aux alilandaj vizitantoj, ktp. Faru volontulan horaron kun dejxorhoroj, kaj lasu al la homoj skribi iliajn nomojn en elektitaj spacoj.
Cxe la publika sesio kaj eventualaj senpagaj komencantaj klasoj, iu kolektu la nomojn kaj kontaktinformojn de tiuj, kiuj interesigxas pri Esperanto kaj volas dauxran kontakton kun la loka klubo.
Dum la solena malfermo, la cxefo de la LKK anoncu "oficialan kongresan tempon" (antauxe samtempiginte sian brakhorlogxon kun videbla horlogxo en la kongresjo) kaj petu al la kongresanoj samtempigi siajn brakhorlogxojn. Estas kutime dum cxi tiu soleno, ke reprezentantoj de diversaj lokaj grupoj, alilandaj E-o asocioj, ktp. salutu la kongreson. Ankaux esperantistojn forpasintajn en la jaro post la antauxa kongreso oni honoru per silenta pauxzo.
Se haveblas suficxe da volontuloj (cxu en la LKK aux ekster gxi), ekzistas alia bona maniero akuratigi la horaron. Kvin minutoj antaux la teoria fino de cxiu programero, iu volontulo mallauxte eniru la cxambron kaj montru al la prezentanto aux gvidanto afisxon "KVIN MINUTOJ RESTAS". Je la fino, tiu montru alian afisxon "HALTU". Preferinde estas havi 3-5 akuratigistoj, por ke neniu el ili devos dejxori tro longe, kaj ili mem povos gxui la programon.
Dum la solena fermo, estas tauxge aparte honori la honoran gaston kaj alilandajn vizitantojn.
Se estis moralaj subtenantoj de la kongreso (aux aliaj kiuj pagis sed ne venis nek nuligis sian aligxon), iu en la LKK posxtu al ili ekzemplerojn de cxiuj kongresaj dokumentoj, lauxeble inkluzivante fotojn kaj la paperojn, kiujn disdonis diversaj prelegantoj.
Iu (ne nepre en la LKK) verku kongres-raporto(j)n por Esperanto USA kaj por AktivUsono. Tio inkluzivu la nombron de partoprenantoj, dirojn pri la gastoj kaj la plej interesaj prezentajxoj, kaj (se oni jam scias) informeton pri la venontjara kongreso. Indas ankaux inlkluzivi fotojn.
Kontaktu la novajn interesitojn, kiuj el la loka regiono venis al la kongreso aux al la komencantaj klasoj.
Se vi trovis mankojn en la kongresa manlibro, skribu al la komisiito pri kongresoj kun sugestoj por plibonigo de tiu dokumento.
La lokanoj havu identigajn T-cxemizojn; cxiu portu tion je la unua tago de la kongreso, por ke la alvenantoj sciu kiun demandi pri aferoj.
Cxiu el la LKK kolektu dum la prepara tempo liston de helpantoj, kaj iu unuigu la listojn, por forgesi neniun en la dankoparolo dum la Solena Fermo.
Havu mapojn de Usono kaj de la tuta mondo por uzo dum la interkona vespero -- cxiu ronde identigu sian devenlokon. Aux meti la mapojn sur tabulo, kaj homoj povas enmeti pinglon por indiki sian devenlokon.
Lokaj posxtkartoj sendotaj al la subtenantaj membroj de la kongreso (kaj eventuale al kongresuntoj kiuj malsanas aux simile), subskribataj de diversaj kongresanoj dum la interkona vespero ktp. kaj posxtata dum la kongreso aux tuj poste.
Cxiumatena kunveno/anoncperiodo, ekz. tuj post matenmangxo. Ne longa kunveno, eble 10 minutoj, por lauxtvocxe informi la kongresanojn pri gravaj aferoj.
Sonbendigo de prelegoj, por la sonbenda katalogo de ELNA... Oni eble devas kontrakti pri tio kun la hotelo, aux eble iu povas alporti propran sonbend-registrilon (kaj mikrofonon, ekstrajn pilojn kaj multajn kasedojn).
Doroteo Holland sugestas, ke dum la bankedo la estraro kaj oficiroj sidu kune cxe la cxeftablo por ke cxiu vidu kaj konatigxu kun ili. Sed estas alia ideo pri sidarangxo, nome, ke estu auxkcio de kunprezidantaj sidlokoj laux plej altaj donacoj al ELNA. Tion oni faris en pluraj jaroj. En Bostono (2003) estis du auxkcioj, unu por sidlokoj kun la Prezidanto kaj Vicprezidanto de ELNA, kaj alia por sidlokoj kun la honorgastoj, Esperanto-muzikistoj Kimo kaj Jomo.
Petu informon de turismaj kaj kongresaj servoj - la Vistitor's Bureau, Chamber of Commerce, ktp... Ezk. kontrolu pri senpage haveblaj mapoj, turismaj brosxuroj, suveniretoj
Sukcesaj ELNA kongresoj jam okazis en lokoj kie relative malgranda kvanto da Esperantistoj trovigxis. Se ordeme kaj bone planita aliro estas uzata, relative malgranda grupo povas facile plenumi cxiujn necesajn taskojn.
Kongresoj bonaj en multaj rilatoj (sed kun malmulte da partoprenantoj) foje okazis, kiam la komitato komencis malfrue aux ne sukcesis fini la arangxojn pri kongresejo gxis malfrue (ekz. 6 monatoj antaux la kongreso, en 2000 kaj 2001). Sed por ebligi al plej multaj homoj alveni, por arangxi plej bonan programon, kaj por malpliigi la strecxan laboron por la komitatanoj mem, preferindas komenci tre frue. Kiom frue? La LKK por Austin en 2005 komencis sian laboron cxirkaux jaron kaj duonon antaux la kongreso (frue en 2004). Russ Williams, estro de tiu LKK, rekomendas komenci true frue -- mi supozas, ke du jaroj antauxe ne estus tro frue.
Kiam la loka grupo komencas diskutadon pri eblecoj inviti ELNA kongreson al sia urbo, plankomitato estu starigita konsistante el kelkaj el la plej aktivaj membroj kiuj havas la tempon por kunigi la necesajn informojn. Unu persono estu estro de la LKK kiu eventuale nomu la diversajn funkciulojn por la taskoj rilate al organizado de la Kongreso. Resume, la roloj inkluzivas:
Memoru ke la ELNA Kongreso estas la plej grava kunveno de esperantistoj en Usono kaj gxia sukceso dependas plejparte je la kapableco kaj laboro de la LKK. La Komisiito de Kongresoj kaj la Centra Oficejo de ELNA estas pretaj helpi cxiumaniere sukcesigi la Kongreson kaj cxiam pretas konsili kaj helpi la LKK-n kie eblas.
Finfine, pluraj lokaj grupoj kaj kluboj spertis ke kunlaborado por okazigi sukcesan kongreson rezultigxas en pli forta kaj bona loka grupo, kaj ke pere de la reklamado la membreco plimultigxas kaj intereso pri Esperanto kreskas.
Helpis kaj donis konsilon (interalie):
Mia Esperanto-pagxo
My English-language homepage
Laste gxisdatigita je julio 2006