Get a GoStats hit counter
Tio ĉi iĝos post plua reviziado, kaj estrara aprobo, la nova kongresa manlibro, por helpo de venontjaraj lokaj kongresaj komitatoj. La originalan gvidilon verkis Frank Helmuth, Cathy Schulze, kaj Bill Harmon; Ellen Eddy reviziis ĝin. Mi (Jim Henry) plu reviziis kaj multon aldonis. Estas pli longa listo de homoj kiuj kontribuis ion ĉe la fino.
Loka Kongresa Komitato (LKK) formiĝas en kaj ĉirkaŭ la kongresa urbo, unu jaron aŭ prefere multe pli frue antaŭ la kongreso. Tiuj esploru pri la lokaj eblecoj kongresi, kaj elektu kongresejon, ĉu hotelon aŭ universitaton. Ĉiu, kiu parolas al hotelistoj aŭ universitataj stabanoj, skribu taglibreton pri la telefonaj konversacioj (kaj poste personaj vizitoj), por registri la faktojn - la prezoj por ĉambroj kiujn ili menciis, ekzemple, kaj kiu respondecas pri kio. En la unua periodo eble la LKK dividu liston de hoteloj kaj universitatoj inter si, kaj ĉiu LKKano kontaktu plurajn por demandi pri haveblaj kunven-ĉambroj, prezoj, kaj datoj kiam haveblas la ĉambroj.
Dum la unua esploro pri kongresejoj, esploru pri multaj per TTT, tiam telefonu aŭ retpoŝtu al la ŝajne taŭgaj por havigi al vi pli bonan ideon pri iliaj kunvenĉambroj, prezoj ktp. Tiam sendu fakse aŭ retpoŝte leterojn petante skriban proponon de tiuj, kiuj laŭ la telefonaj konversacioj ŝajnas havi taŭgajn ĉambrojn, ktp. Tiuj leteroj detaligu la bezonojn de la kongreso rilate al ĉambroj, tempoj, kaj servoj. En alia paĝo vi trovos mian leteron al la Ramada Inn Atlanta en 1999, kaj modelan leteron, kiun vi povas kopii kaj iom revizii por via uzo.
Interparolu pri viaj trovoj, kaj vizitu la lokojn kiuj ŝajnas plej taŭgaj. Elektu kongresejon (ni diru ekzemple hotelon) kaj elektu unu LKK-anon por ĉefe respondeci pri la hotel-kontakto. Tiu negocios la hotel-kontrakton, dum la aliaj LKK-anoj faras aliajn aferojn (ekzemple la buĝeton, aliĝilon, informfolion). La buĝeton, proponitan kotiz-tabelon, kaj malnetan hotelkontrakton, oni sendu al la estraro de ELNA por aprobo (vidu sube). Kiam la estraro aprobas, kaj la hotelkontrakto ŝajnas preta, la LKK-ano negocianta diru al la hotelisto, ke tiu sendu ĝin al la Centra Oficejo (C.O.) de ELNA por ke la direktoro subskribu ĝin.
Je komenco de la planado, faru retpoŝtan listgrupon, ĉe Yahoo Groups aŭ alia listoservo al kiu iu en la LKK havas aliron. En tiu listo membru ne nur la LKK-anoj, sed ankaŭ la direktoro de la C.O., la redaktoro de Esperanto USA, la Komisiito pri Kongresoj, kaj eventuale aliaj homoj kiuj volas helpi al la LKK. (Ni diskutis je marto 2004 la ideon havi unu daŭran listgrupon, en kiu membru la LKK de la tuj okazonta kongreso kaj la LKK de la postjara kongreso. Tiel la LKK-anoj povus pli facile interŝanĝi ideojn kaj konsilojn. Sed ni decidis, ke estus iom ĝene miksi la aferojn de du jarkongresoj. Do, ni faru po unu liston por jarkongreso. Sed homoj de unu LKK povas membri en la diskutlisto de alia, por lerni de la spertoj de aliaj, aŭ por foje konsili el sia propra sperto.)
Eble utilas ankaŭ havi kongres-planan vikion, en kiu vi povas registri la decidojn faritajn en la retpoŝta listgrupo kaj en personaj kunvenoj, krom listoj de taskoj jam faritaj kaj ankoraŭ farendaj, kun indikoj pri kiu respondecas pri ili. Vidu ekzemple la vikion de la Austin'a kongreso en 2005, kiun ni fakte ne uzis tiom multe, kiom ni povintus.
Post la unua periodo (kiam la ĉefa kaj preskaŭ nura devo estas trovi kongresejon), la LKK kaj la Komisiito pri Kongresoj varbu helpantojn el la pli vasta regiono ĉirkaŭ la kongresejo kaj aliaj regionoj de Usono. Tiuj povos helpi rilate al diversaj taskoj kiuj ne postulas proksimecon al la kongresejo: ekzemple fari kongresan retejon, analizi la aliĝilojn, verki aŭ redakti la kongresan libreton, varbi prezentontojn kaj gvidontojn por la programo, skribi invit-leterojn por alilandanoj kiuj bezonas vizojn, ktp. Helpantoj ankaŭ bezoniĝos dum la kongreso mem; povas esti indikilo en la aliĝilo por tiuj, kiuj volas volontuli.
Depende de la lokaj kondiĉoj la Kongreso okazu aŭ en kolegio/universitato, en hotelo, aŭ en kongresa centro kun apuda hotelo. La elekto de bona kogresejo estas plej grava decido en la sukceso de la kongreso. (En la sekvontaj alineoj, por "hotelo" legu ĉiam "hotelo aŭ universitato".)
Gravaj konsideraĵoj:
La LKK devas prizorgi la sekvantajn aferojn. Multajn el ĉi tiuj punktoj oni traktu en la hotel-kontrakto.
Kutime la hotelo insistas mem provizi ĉiujn manĝojn kaj trinkaĵojn, kiujn oni uzas dum kongreso; se la kongresanoj alportas proprajn, okazas "corkage charge" pli-malpli egala al la prezo se la hotelo mem provizus la manĝojn. Sed foje oni povas havi esceptojn al tiu regulo; ni en Atlanta en 2000 provizis proprajn manĝojn por la babilejo, kun permeso de la hotelistoj.
Tipe en la hotel-kontrakto estas minimuma nombro de "ĉambro-noktoj", kiujn devas mendi la kongresanoj, kaj provizora prezo por la kunvenĉambroj. Se ne sufiĉe da kongresanoj luas ĉambrojn, ELNA devos pagi la indikitan prezon por la kunvenĉambroj; sed se sufiĉa nombro da ĉambroj luiĝas pro la kongreso, ELNA pagas nenion por la kunvenĉambroj, nur por la manĝoj. Tian kontrakton oni tamen evitu se eblas, ĉar lastatempe hoteloj ofertas eĉ pli malaltan prezon en la interreto, kaj saĝuloj kiuj mendas sian hotelĉambron rete ne kalkuliĝas en la nombro de ĉambro-noktoj.
Kromaj petoj al la hotelistoj:
Hotelo ĝenerale pli bonas ol universitato en ĉio krom la kosto. La kunvenĉambroj kaj dormĉambroj pli proksimas unuj al la aliaj, kaj la hotelistoj faras por ni kelkajn servojn, kiujn ĉe universitato ni devus mem fari. Ekzemple, kiam la kongreso okazas en universitato la C.O. de ELNA devas kolekti monon por loĝado kaj pagi al la universitato, kaj doni al ili liston de homoj kiuj volas loĝi en la dormejo, kaj je kiuj noktoj. Ĉe hotelo, la kongresanoj mendas siajn proprajn hotel-ĉambrojn. Hotelo ankaŭ proponas pli bonajn servojn al la loĝantoj: ekzemple senpagan matenmanĝon, naĝejon, ekzercejon ktp. Multaj hoteloj ofertas transporton de kaj al la flughaveno por siaj loĝantoj. Sed ne ĉiuj hoteloj havas sufiĉe multajn kaj grandajn ĉambrojn por niaj bezonoj; aliaj havas sufiĉajn, sed tro grandajn, aŭ tro multekostajn. Ĉe universitato en somero ni ofte povas havi pli multajn kaj taŭgajn ĉambrojn kontraŭ malpli alta kosto. Ankaŭ la loĝado kaj manĝado kostas malpli por la kongresanoj, kaj tio allogas pli da homoj; la du plej ĉeestataj landaj kongresoj en la lastaj jaroj estis ĉe universitatoj (MIT en 2003 kaj Concordia University at Austin en 2005). Se pro varma vetero en via regiono vi volas kongresi frue, en majo aŭ eĉ (se la estraro aprobas) en aprilo, verŝajne universitato ne eblas pro ĉeesto de studentoj kaj okazo de klasoj.
Universitataj dormejoj, krom la malalta kosto, havas foje ne tuj videblajn malavantaĝojn kompare al hoteloj. Ekz., iuj rifuzas sekure teni la valizojn de elirantoj dum kelkaj horoj de la lasta tago, kiel hotelo tipe faras. Iuj postulas ke la elirantoj forportu siajn rubaĵojn kaj ĝenerale purigu sian ĉambron antaŭ ol eliri. Informiĝu bone pri la servoj kaj postuloj de la dormejo kaj publikigu tion en la retpaĝo kaj kongresa bulteno.
(Estas aliaj eblecoj por kongresejo. Parko ĝenerale pli taŭgos por regiona ol por landa kongreso, sed kelkaj havas kongrestaŭgajn kunvenĉambrojn kaj hotelecan loĝejon krom kabanoj, lokoj por tendoj, ktp. Ni iom diskutis la eblecon okazigi vojaĝan kongreson en krozŝipo; sed eble tio ne taŭgas pro altaj kostoj.)
La kongreso ne konfliktu kun la Nordamerika Somera Kursaro (NASK), la Universala Kongreso (UK) de UEA, aŭ la Internacia Junula Kongreso (IJK). Se okazas Tutamerika Kongreso (TAKE) en tiu jaro, ĝi ankaŭ ne konfliktu kun tio. Se eblas, ĝi estu tuj antaŭ aŭ post iu alia kongreso, aŭ inter du, por ke homoj povu rekte vojaĝi de unu Esperanto-afero al alia. Tradicie la kongreso estis tuj antaŭ aŭ post la NASK, do en julio. Sed post kiam NASK translokiĝis al Vermonto, ni ne plu povas scii la daton de NASK sufiĉe frue por fari tian precizan temparanĝon kaj ankaŭ anonci la kongreson tiel frue, kiel ni volas fari. Prefere la kongreso okazu post la fino de la lerneja jaro, kaj antaŭ la komenco de la sekva (tamen tio multe varias de loko al loko). Lokaj kondiĉoj povos dikti ŝanĝojn de la datoj al alia periodo. En tre varma loko oni prefere aranĝu la kongreson pli frue: ekzemple ni kongresis je majo en Atlanto (2000) kaj Sallaga Urbo (2001).
La kongreso evitu la datojn de Pasko, Patrinotago, Patrotago, kaj Dankofesto, sed povas konvene esti je Sendependiĝo-Tago (4a de julio) aŭ Memortago (lasta lundo de majo). Eblas ankaŭ Labor-Tago (unua lundo de septembro) sed ni ankoraŭ ne uzis tiun daton. En la festotagaj semajnfinoj homoj ne devas uzi tiom da fleksaj feritagoj por veni; sed alie, povas esti konflikto kun aliaj gravaj aferoj kiuj ĉiam okazas je certaj festotagoj.
La kongreso kutime daŭras tri tagojn kaj iomon: de ĵaŭdo vespere ĝis dimanĉo tagmeze, aŭ de vendredo vespere ĝis lundo tagmeze. La kongreso fakte komenciĝas per Interkona Vespero, sed oficiale komenciĝas per Solena Malfermo la sekvan matenon. Por ekzemplo, ni diru ke la Interkona Vespero komenciĝas je vendredo je 19:00 kaj la Solena Malfermo okazas je 9:00 sabate. Tiam la tuttaga afer-kunsido de la ELNA-Estraro okazus de 9:00 ĝis 17:00 je vendredo. La LKK demandu de la Estraro ĉu ili volas tagmanĝon provizita de la hotelo, aŭ volas foriri al najbara restoracio. Se la unua, tio estu en la hotelkontrakto.
La LKK povas laŭplaĉe plilongigi la kongreson per kurseto antaŭe aŭ ekskurso poste. Por daŭrigi la antaŭan ekzemplon, oni povas instrui kurseton ĵaŭdon kaj vendredon, kaj foriri por ekskurso baldaŭ post la Solena Fermo lunde, finante la ekskurson je merkredo. Sed la ĉefa parto de la kongreso estu tri (aŭ eble kvar) tagoj por ne fortimigi homojn, kiuj havas malmultajn feritagojn.
Ĝenerale la aranĝo vendredo--lundo pli taŭgas ol ĵaŭdo--dimanĉo; tiel la du plenaj tagoj de la kongreso estas semajnfinaj kaj pli multe el la samregionanoj povas partopreni sen uzi feritagojn. Sed apartaj kondiĉoj povas dikti la aranĝon ĵaŭdo--dimanĉo, ekzemple en Kembriĝo en 2003 kiam NASK komenciĝis la lundon post la kongreso.
La Estraro de la Esperanto Ligo por Norda Ameriko findecidas pri la datoj kaj loko de la jara kongreso. Tiu ĉi decido devus esti farita ne pli malfrue ol 8 monatoj antaŭ la kongreso. (Ĝi ofte estas pli malfrua, sed tio kaŭzas problemojn por la C.O. - kaj por la LKK! - do ni faru pli frue se iel ajn eblas.) La unua propono povas esti nur urbo kaj proksimuma dato. Tion la estraro verŝajne aprobos se la urbo ne estas sub milita leĝo kaj la dato ne konfliktas kun aliaj gravaj aferoj. Por oficiala propono, kaj fina decido, devas esti buĝeto, do preciza kongresejo, precizaj datoj, kaj provizora hotel-kontrakto.
Prefere, tiu decido estu farita plenan jaron antaŭe (aŭ eĉ pli), por ke la kongreson oni maksimume reklamu dum la antaŭa jarkongreso. Do la buĝeton kaj proponan hotelkontrakton oni donu al la Estraro dum aŭ antaŭ ilia tagkunsido ĉe la antaŭjara kongreso; ili aprobos ilin, se bonas, kaj faksos la akcepton al la hotelo aŭ universitato por la venonta jaro. Tio estas idealo malofte atingita. Tamen, se LKK jam laboras pri trovo de kongresejo (aŭ eĉ jam trovis tion kaj nun negocias la kontrakton), ili reklamu iliajn planojn dum la antaŭa jarkongreso, eĉ sen estrara aprobo, sed ili klare diru ke estas ankoraŭ propono ne aprobita.
Post aprobo de la Kongresloko flanke de ELNA, la Loka Kongresa Komitato (LKK) sendas al la Centra Oficejo buĝeton kun sufiĉe ĝusta kalkulado de ĉiuj kostoj, kune kun detaloj de la planado. El tiu ĉi antaŭkalkulo ELNA determinos la Kongres-kotizojn por la aliĝilo. La aliĝilo estas kutime sendate al membroj kune kun la ELNA organo Esperanto USA, ne pli malfrue ol la novembra-decembra numero, aŭ kun la membro-realiĝilo kaj abonilo. La C.O. faru, se haveblas mono, duan sendadon en marto de la Kongresjaro. La Centra Oficejo kaj la Kasisto starigos specialan konton por Kongreskotizoj kaj prizorgos ĉiujn financajn aferojn rilate al la Kongreso. La Kongreskotizoj estu ĉe nivelo el kiu estu neniom da malprofito por ELNA. Estas grave ke la raporto de la LKK rilate al kostoj estu kiel eble plej preciza. Se estos profito, la loka grupo ricevos 10% de tiu profito.
La kostojn oni dividu en du partoj:
La buĝeto indiku tiujn partojn bone. La sumaj elspezoj kaj enspezoj, do, dependos de la nombro de kongresanoj, kaj tion oni taksu sufiĉe konservative (eble laŭ la plej malalta nombro de kongresanoj, kiujn havis lastatempa kongreso de ELNA en via landoparto). La buĝeto estu farita tiel, ke ELNA ne malprofitos eĉ se malmulte da kongresanoj venos. Tamen, se pli ol tiom da kongresanoj fakte aliĝos, kaj jam estas klara ke la kongreso ne malprofitos kaj eĉ profitos, tiam la LKK povos proponi al la estraro aliajn elspezojn por plibonigi la servojn al la kongresanoj (ekz. pli altkvalitaj sakoj, nomŝildoj; pli ofta kafservo; ktp). La buĝeto enhavu sekcion de eventualaj kostoj, pri kiuj oni ne elspezos ĝis la nombro de pagintaj aliĝintoj jam superas certan nombron pli altan ol la baza nombro, je kiu la kongreso havos financan ekvilibron rilate al la neeviteblaj fiksaj kostoj.
La kostoj kiujn la LKK devas inkluzivi en sia raporto inkluzivas la jenajn:
Ĉiaj aliaj kostoj rilate al la Kongreso estu antaŭviditaj kaj detaligitaj al ELNA kiel eble plej antaŭe. Ŝanĝoj en la kostoj devas esti tuj raportitaj al kaj ELNA kaj la Komisiito de Kongresoj.
ELNA determinas kostojn rilate al la laboroj de la C.O., preskostoj por dissendaĵoj, poŝtkostoj (por almenaŭ du, eble tri dissendaĵoj), vojaĝaj kaj loĝejaj kostoj por la Direktoro, sendkostoj por la libroj ktp. por la libroservo, asekuro, kaj uma sumo por eventualaj aliaj kostoj. (Asekuro povas esti provizita pere de la kongresejo aŭ pere de ELNA; ni kontrolu ĉiujare, kiu el tiuj eblecoj malpli multekostas.)
Plej multajn kostojn ELNA pagas rekte - al la hotelo, UPS, ktp. Aliajn kostojn surloke (presado/fotokopiado de la kongresa libreto, horaro, jarraportoj, ktp) membroj de la LKK pagas el propra poŝo kaj poste donas elspez-raporton kun kvitancoj al ELNA por repagiĝi. Aŭ vi povas, se vi volas, fari el tio donacon al ELNA; sed ankaŭ tiukaze donu la kvitancojn al ELNA, por ke vi povu pruvi la donacon al la IRS.
Dum la monatoj antaŭ la kongreso, rekordu la realajn elspezojn kaj enspezojn en reviziata buĝeto. Se pro la nombro de aliĝintoj ŝajnas ke la kongreso profitos, vi povas elspezi pli por bonaj servoj al la kongresanoj - pli altkvalitaj nomŝildoj, pli ofta aŭ luksa kafservo, ktp. Se ŝajnas (pro malalta nombro de aliĝintoj aŭ iuj kostoj pli altaj ol atendite) ke la kongreso malprofitos, vi eble povas rezigni pri nedevigaj elspezoj.
Laŭ la originala gvidilo la C.O. faru la aliĝilon, sed lastatempe, la LKK fakte faras ĝin. Tiuokaze la farinto de la aliĝilo sendu fotopretan version de ĝi (eble PDF-dosiero, retpoŝte) al la C.O., kaj tie oni presigos ĝin kaj dissendos al la membraro kun la unua anonco pri la kongreso. Eble estus pli bone se la C.O. ĉiujare farus la aliĝilon laŭ la sama ŝablono, kun revizio de la kotizoj kaj limdatoj, kontaktinformoj, ktp, kaj aldono de apartaj demandoj laŭ peto de la LKK.
Estu facile komprenebla tabelo kun kongres-kotizoj laŭ kategorio kaj limdato. Kategorioj kun malsamaj kotizoj povas inkluzivi: ELNA membroj; ne-ELNA membroj usonanoj; alilandanoj; junuloj; homoj kun limigita enspezo; unutaga membreco; familia membreco; moralaj subtenantoj (ne alvenas al la kongreso sed ricevas poŝte la dokumentojn, fotojn, ktp). Kutime la kotizo malpli multekostas se oni registriĝas tre frue, ol se nur iom frue - la limdato por la malalta kosto povas esti ekz. unu monaton antaŭ la kongreso. Se la aliĝilo dissendas tre frue (en la antaŭa jaro, ideale, sed malofte okazas), povas esti tria malalta kotizo por instigi homojn registri sin ankaŭ tre frue. Eble tiu limdato estu monaton aŭ du post la verŝajna dato kiam la aliĝiloj dissendiĝos. La aliĝilo ankaŭ klarigu la limdaton kaj aliajn kondiĉojn de nuligoj. Vidu la kotizo-tabelon de la LK en Atlanto en 2000.
La aliĝilo eventuale enhavu, krom la bazajn demandojn pri nomo kaj kontaktinformo, jenajn demandojn kaj indikilojn:
Vidu ankaŭ la aliĝilon por Atlanto en 2000.
Ni nepre ankaŭ havu retan aliĝilon kiel HTML-formularo en la retpaĝo, kiu rekordos ĉiujn informojn en teksta datumbazo. Al tiu datumbazo ne nur la retejestro havu aliron, sed ankaŭ la direktoro de la C.O. kaj almenaŭ unu alia el la LKK. La aliĝilo prefere uzu nur servilan skripton (ekz. Perl), ne krozilan skripton (Javascript, VBScript) por esti alirebla por plej multaj homoj.
La aliĝilo devas plektiĝi kun la Hypermart-butiko de ELNA. Tie ni povas sekure ricevi kreditkart-pagoj. La aliĝila paĝo indiku klare, ke se iu ne havas kreditkarton kaj volas pagi ĉeke, tiu tamen povas registri sin per la reta aliĝilo, indikante ke li sendos ĉekon al la C.O. Estu indikilo en la datumbazo pri tio, ĉu kongresano jam pagis, kaj kiom; ĝi aŭtomate pleniĝu kiam homo pagas kreditkarte, kaj permane kiam la C.O. registras en la datumbazo la ricevon de ĉekoj. Ankaŭ estu indikilo por tio, ĉu kongresano bezonas invit-leteron, kaj kio estas la progreso pri tio (letero petita/sendita; vizo petita/akirita/neita).
Aliĝintoj povu vidi iel sian propran informon en la datumbazo (aŭ eble povu klaki butonon por peti retpoŝton kun sia informo) por certigi ke ĝi estas ĝusta. Eventuale certaj raportoj estu publike havebla: ekz. nombro de aliĝintoj ĝis nun, sume kaj laŭ kategorioj; kaj listo de partoprenantoj kiuj permesas al ni diskonigi iliajn nomojn, kun urbo, ŝtato/provinco kaj lando por ĉiuj. La raportoj (privataj kaj publikaj) povu listigi homojn laŭ alfabeta ordo de familia nomo, laŭ ordo de aliĝo, kaj eventuale alimaniere.
Kiam la C.O. ricevas paperpoŝtajn aliĝilojn, la stabanoj enigu la datumojn el ili ankaŭ en la reta aliĝilo, por ke informoj pri ĉiuj kongresanoj estu en la sama datumbazo alirebla por iuj en la LKK. Lastminutajn aliĝilojn la direktoro povas porti kun si al la kongreso kaj doni al la LKK-ano ĉe la registrejo. Listo de aliĝintoj, kun indiko pri kiom ili jam pagis, ĉu ili ŝuldas pli, kaj kiom ili ŝuldas, oni nepre havu ĉe la registra tablo.
Multaj kongresanoj volos helpon trovi samĉambranon. Rilate al tio, povas esti demando(j) en la aliĝilo, aŭ eble aparta formularo; vidu ekzemple tiun kiun mi uzis por la Atlanta kongreso. Tiam iu en la LKK devas kolekti la liston de samĉambran-dezirantoj, kaj dissendi la liston al ĉiu en ĝi. (Aŭ du listoj, de viroj kaj de virinoj.) Nepre klare diru, ke la kongresanoj mem devas mendi siajn ĉambrojn, kaj prenas al si la riskon se ilia samĉambrano ne fakte venas. (Iam okazis, ke homoj plendis al ELNA kaj postulis ke ELNA pagu la duonon de la kosto, kiun pagintus al neĉeestanta samĉambrano; ni evitu tion.)
Arlyn Kerr rimarkis, ke en 2004 ŝi havis multan kromlaboron rilate al ĉi tiu tasko; ekz. kelkaj homoj petis ŝian helpon trovi loĝejon kiam la kongresa hotelo jam plenplenis.
Alia ebleco estas starigi listgrupon ĉe Yahoo Groups aŭ alia taŭga servo por kongresanoj kiuj volas interkonsenti pri ĉambro-divido kaj aliaj aferoj. En la unua informfolio kaj aliĝilo oni diru klare kiel aboni tiun listgrupon. Diru ankaŭ ke, se iu ne havas retpoŝt-aliron, tiu povas poŝti aŭ telefoni al certa membro de la LKK kaj peti liston de homoj volantaj samĉambranon; ties kontaktinformon la samĉambran-listestro mesaĝos al la listgrupo, kaj la liston de homoj kiuj petis en la listgrupo por samĉambrano tiu sendu poŝte al la ne-havantaj-retpoŝton.
La libroservo de ELNA estas unu el la plej bonaj el la multaj landaj asocioj. Kiam eblas, ELNA okazigu libroservon dum la Kongreso. Kelkajn semajnojn antaŭ la kongreso, la C.O. devas sendi al iu el la LKK skatolojn da libroj por la kongreso. (Oni ne volas fidi la hotelistojn pri tio.) Tiu libro-ricevanto tiam ŝofore portu la librojn al la kongresejo je la unua tago kiam la libroservo-ĉambro haveblos (kutime la tagon antaŭ la estrar-kunsido). Do, oni frue diru al la C.O., al kies adreso ili sendu la librojn, kaj kiam tiu estas hejme por ricevi ilin de la UPS-liveristo.
(En 2000 mi nur lastminute informiĝis pri ĉi tio, kiam Miko demandis al kiu li sendu la librojn. Mi donis mian hejman adreson al li, kaj li kaj Ionel malfrue sendis la librojn. Unu skatolon mi ricevis dum hejma tagmanĝo; aliajn mi maltrafis pro foresto ĉe la laborejo. La tagon de la estrar-kunsido, mi matene ŝoforis la unuan skatolon al la hotelo, kaj revenis hejme por renkonti la UPSisto kaj ricevi la aliajn... sed tiu ne venis je la promesita tempo, kaj mi revenis al la hotelo por la cetero de la kongreso. Ionel telefonis al UPS plurfoje, kaj post multa konfuzo, lernis ke la liveristo fine lasis la ceterajn skatolojn ĉe mia apartamento, tamen li laŭregule ne devintus fari tion sen mia ĉeesto. Mi devis reŝofori tien post la bankedo (kun Ionel por helpi porti) por preni ilin al la kongresejo. Do, vi donu vian laborej-adreson al la C.O. se vi ne estas hejme dum la tago.)
La ĉambro por la libroservo prefere haveblu ekde la tago antaŭ la estrar-kunsido. La direktoro de la C.O. devas malpaki la skatolojn kaj aranĝi la librojn antaŭ ol malfermi la libroservo, kaj li devas ĉeesti la kunsidon, do estas plej bone se li povas pretigi la libroservon la antaŭan tagon. (Ankaŭ eble estus bone se iu LKK-ano aŭ alia volontulo povus helpi al li pri tio; sed verŝajne aliulo ne povas tute anstataŭigi lin en tiu devo.) La ĉambro ankaŭ haveblu la ceteron de la fina tago, post la Solena Fermo, por ke la direktoro havu tempon por repaki la librojn sen troa hasto - kaj denove estus bone se volontuloj povus helpi lin.
Se en via ŝtato estas vend-imposto, iu en la LKK devas frue esplori pri kiel oni registras sin kiel unu-foja vendanto ĉe la ŝtata ministrio pri vendimposto, kaj informi al la C.O. pri tio. Aŭ LKKano aŭ la Direktoro de la C.O. povas registri ELNAn kiel unu-foja vendanto, tiel ke ELNA povu kolekti la vendimposton kaj pagi tion al la ŝtato post la kongreso.
Kiam la kongreso okazas en Meksikio aŭ Kanado, la libroservo ofte havas malprofiton pro la alta transport-imposto. Ĉu taŭgas havi la libroservon ĉe la kongreso en tiuj jaroj? La estraro kaj C.O. decidu.
La LKK frue elektu inter si unu homo kiu respondecos pri la programo kaj horaro. En la plej fruaj anoncoj pri la kongreso, oni petu ke homoj volontaj prezenti ion aŭ gvidi parol-rondon kontaktu tiun homon kun ilia propono kaj bezonoj (ezk. blanktabulo kun skribiloj, aŭdvidaj ekipaĵoj, ktp.). En la aliĝilo, estu spaco por proponanto de programero indiki tion, kion li proponas. La LKK ankaŭ kontaktu aktivulojn kaj spertulojn por peti ilin prelegi aŭ gvidi parolrondon. Ekzemple, verkistoj povas aŭ prelegi aŭ voĉlegi el siaj verkoj. ELNA aŭ UEA komisiitoj povas paroli iom pri siaj movadaj faroj. Diversaj profesiuloj kaj fakuloj povas paroli pri sia fako.
La horaristo petu jenajn informojn de ĉiu prezentonto (se ties unua mesaĝo ne estis sufiĉe kompleta):
La horaristo ankaŭ devas zorgi pri ekvilibro de la programo: ne estu tro da programeroj pri unu temo kaj maltro pri aliaj. El la unuaj proponoj de diversaj prezentantoj, kontrolu, ĉu multaj el ĉi tiuj temoj estas reprezentitaj:
Ankaŭ kontrolu, ĉu estas kelkaj parolrondoj kaj ludoj kun gvidantoj, kaj ne nur aro de prelegoj. Se la ĝisnuna programo ŝajnas malekvilibra, petu specifajn homojn prelegi aŭ gvidi rondon pri certaj ĝis nun neglektitaj temoj.
Oni menciu mallongan liston de programeroj en postaj informoj, kaj en la retejo, eĉ antaŭ ol fari la precizan horaron. Kiam haveblas listo de prezentaĵoj, la horaristo povas ekfari la horaron. Verŝajne vi revizios ĝin plurfoje antaŭ la kongreso.
Kutime ni havas du paralelajn seriojn da programeroj dum la tago, en du kunvenĉambroj; foje tri samtempajn programerojn, se haveblas ĉambroj kaj prezentontoj. Je la vespero estas kutime unu granda programero kiel bankedo, ekskurso aŭ distra vespero. Elektu unu aŭ du prezentontojn kiuj ne volas ekskursi, por prezenti ion dum la ekskurso(j) al la aliaj neekskursemuloj.
Prefere estu spaco de 10 aŭ 15 minutoj inter aferoj - ekzemple programeroj komenciĝu je 9:00, 10:10, 11:20 kaj post tagmanĝo je 13:30, 14:40, 15:50. Kun tia horaro ni havis en Atlanta en 2000 multe malpli da malfruiĝo ol en aliaj jaroj, kiam la horaro estis 9:00, 10:00, 11:00... En la dua modelo la programeroj teorie daŭru 50 aŭ 55 minutojn, sed ili emas daŭri plenan horon, se LKKano aŭ aliaj volontulo ne haltigas ilin je la ĝusta tempo per ĝentile forta memorigo. La unua modelo, kun unuhoraj programeroj kaj pli longa tempo inter ili, preferindas se malsufiĉas volontuloj por fari tiajn anoncojn. Tamen, tio ebligas malpli da programeroj (aŭ postulas pli da ĉambroj kaj pli da konflikto inter samtempaj programeroj).
La horaristo devas zorgi pri kiuj programeroj estu en kiuj ĉambroj, kaj kiuj estu samtempaj. Kompreneble la interkona vespero, solenaj malfermo kaj fermo kaj la distra vespero estu en sufiĉe granda ĉambro por ĉiuj kongresanoj (ĝis 100). La bankedo havas apartajn bezonojn; verŝajne la hotelo diktos al vi la lokon por ĝi. La ceteraj programeroj povas esti en iuj ĉambroj por 20-50 homoj.
Oni povas aranĝi programer-serioj laŭ temo, seĝ-aranĝo, teĥnikaj bezonoj aŭ populareco. Ekzemple, povas esti bone se programeroj kun simila temo (scienco, Esperanto-kulturo, informado, ludoj...) estu seriaj en la sama ĉambro. Eble kelkaj programeroj postulos rondan seĝ-aranĝon, aliaj prelegecan. Klasoj pri Esperanto bezonos seĝojn kun tabloj. La programeroj estu aranĝitaj tiel, ke ni ne devu re-aranĝi la seĝojn kaj tablojn tro ofte. Se kelkaj programeroj bezonos la samajn ekipaĵojn (ekz. komputilan projekciilon aŭ DVD-ludilon kun televidilo), ili povas esti sinsekvaj en la sama ĉambro por malaltigi la lu-kostojn. Fine, se la kongresejo disponigas al ni kunvenĉambrojn de malsama grandeco, metu la verŝajne pli popularajn programerojn en la pli grandaj ĉambroj.
Prefere la samtempaj programeroj estu kiel eble plej diversaj. Se eblas, ne metu samtempe en du ĉambrojn du similajn programerojn kiuj verŝajne allogus la samajn homojn.
La afer-kunsidoj de ELNA prefere ne estu la unua programero en la mateno aŭ la unua programero post tagmanĝo.
La horaro ankaŭ indiku la horojn kiam malfermos la registra tablo kaj la libroservo. Petu tiun lastan informon de la direktoro de la C.O. Foje eblas, ke tiu informo ne haveblos ĝis dum la kongreso mem; tiam la horojn oni afiŝu en la anonc-tabulo, kaj eventuale ekster la pordo de la libroservo.
Krome, la start-tempo kaj loko por la ekskurso(j) estu en la horaro; ekz. "ekskursontoj kolektiĝu en la teretaĝa salono antaŭ 9:00 por piediri al ____".
Kiam vi estos farinta la malnetan horaron, sendu ĝin al ĉiuj prezentontoj (inkluzive la libroservisto en la C.O.) por sciiĝi pri konfliktoj (eble vi metis du aferojn samtempe kies prezentantoj volas aŭskulti unu la alian). Eblas jam fari horaron kun multaj malplenaj spacoj, kiam vi havos nur kelkajn proponojn por programeroj, kaj meti tion frue en la retpaĝo; kiam pliaj prezentontoj anoncos sin, aldonu iliajn prezentaĵojn unu post alia al la reteja horaro.
Estu du versioj de la horaro. Longa versio, kun priskribo de la programero kaj vivhistorio de la prezentonto, estu en la kongresa libreto. Mallonga versio, tabelo kun nur titolo, nomo de prezentonto, tempo, daŭro kaj loko por ĉiu programero, estu sur aparta folio, facile portebla. De tio oni faru pli da kopioj kaj disdonu ilin malavare dum la kongreso, ĉar homoj ofte perdos tion.
Eble ankaŭ faru afiŝojn, po unu por ĉiu kunvenĉambro je ĉiu tago, montranta kio okazos en ĝi je kioma horo. Aŭ estus pli simple simple meti fotokopion de la tuta horaro ekster ĉiu kunvenĉambro, kun la tiuĉambraj programeroj markitaj per flava markilo. Tiu afiŝa horaro estu pli grandformata ol la disdonita versio, aŭ eventuale reformatita, kun malpli da informo en ĉiu paĝo, en pli granda tiparo [almenaŭ 16-point type].
(Estu en la programlibro ia klariga diro (angle: disclaimer) pri tio, ke programeroj ne nepre reprezentas la vidpunktojn de ELNA, kiu estas laŭ sia statuto politike, religie, kaj socio-ekonomie neŭtrala. Sed la membroj de ELNA, ankaŭ en sia rolo kiel kongres-partoprenantoj, ne devas esti persone neŭtralaj.)
Ni havu kelkajn parol-rondojn pri certaj temoj, kun gvidanto. Kelkaj el ili estu aparte por paroligi komencantojn. Eblaj temoj:
Estas bone aranĝi ion por infanoj, eĉ se nur ĉambro kun ludiloj kaj volontulo por foje kunludi kaj varti ilin dum la gepatroj ĉeestas prelegojn ktp. Se la LKK anoncas ke aranĝoj por infanoj haveblos, nepras plenumi tion. En la lastaj jaroj kutime ĉeestas 2-5 infanoj, de kelkaj monatoj aĝa ĝis eble 12-jara; necesas esti fleksebla pri la planado kaj zorge atenti la aliĝilojn, por scii kiom da infanoj verŝajne venos, de kiuj aĝoj, ĉu ili jam parolas Esperanton ktp, kaj plani ion taŭgan por ili. Ekz. provizo de ludiloj por etaj, voĉlego de E-aj infanrakontoj por iom pli aĝaj, ktp...
Se la LKK ne certas pri sia povo aranĝi bone por infanaj kongresanoj, taŭgas antaŭaverti la homojn pri tio.
La LKK prizorgas distraĵojn por la diversa vespero, kun la helpo de la Komisiito pri Kongresoj. Lokaj esperantistoj ofte povas provizi teatraĵetojn kaj muzikon. Kunkantado estas plezurdona por la kongresanoj. Oni foje havas profesiajn muzikistojn por koncerti, ĉu ordinaraj kongresanoj kiel Jon Liechty en 2000 aŭ Thomas Alexander en 2005, aŭ honorgastoj (kies vojaĝado kaj loĝado estis pagitaj el la kongresa buĝeto) kiel Kimo kaj Jomo en 2003.
Plej ofte la distra vespero inkluzivas plurajn prezentaĵojn, kaj estas unu aŭ pluraj distraĵoj post la bankedo. Estu iu por gvidi la aferojn dum la vespero, prezenti ĉiun kaj ĝentile haltigi ĝin kiam taŭgas, por certi ke ĉio okazu ĝustatempe. Tiu gvidanto estu iu kiu ne havas aliajn kongresrilatajn respondecojn -- ne la ĉefo de la LKK, Direktoro, Komisiito pri Kongresoj aŭ Prezidanto. La sama ulo povas eventuale esti la aŭkciisto.
Faru aranĝojn por la kunkantado de la himno "La Espero" dum la solena fermo de la kongreso. (Plej bone kunhavu la tekston kun muzik-indikoj, presitan por ĉiuj po unu kopio, kaj antaŭvarbi iun por gitari, piani aŭ aliiel muziki. Tiu folio eble estu en la kongresa sako kun la horaro kaj kongreslibreto; aŭ eble parto de la kongreslibreto mem, aŭ disdonu ĝin aparte tuj antaŭ la Solena Fermo.)
Estas bone havi babilejon (angle "consuite") dum la kongreso. Tio estu ĉambro kun sofoj kaj foteloj, kie oni povas iam ajn manĝeti kaj babili sen programita temo. Ĝi povas ankaŭ esti loko por ludoj en Esperanto (ĉu lingvorilataj kiel Esperanto-skrablo, ĉu ne (ŝako, go-ludo, ktp)). La LKK kontrolu ĉu tia ĉambro haveblas kontraŭ ne troa kromkosto, kaj ĉu ili rajtas provizi manĝetojn aŭ devas aĉeti ilin de la kongresejo. Estas plej bone se la babilejo proksimas al aliaj kunven-ĉambroj kaj la libroservo, sed tipe tia ĉambro estas en alia parto de la hotelo, kun la aliaj loĝejoj.
Kutime estas almenuax unu duontaga ekskurso dum la kongreso mem - matene aŭ posttagmeze laŭ loka vetero. Se la kongresejo estas en la centra urbo, aŭ haveblas bona publika transporto, povas esti piedekskurso al historiaj lokoj en la urbo (kiel en Atlanto 2000, Bostono 2003). Alie, oni eble devos lui plurajn aŭtobusetojn por transporti la kongresanojn al la cela loko. (En Sankta Luiso 1999, la lokanoj havis sufiĉajn aŭtomobilojn por ŝofori ĉiujn kiuj volis iri al la Pordega Arko. En Austin 2005, la LKK luis unu aŭtobuseton dum tri tagoj kontraŭ $300 por tri ekskursoj; ili devis fari du aŭ tri vojaĝojn ambaŭdirekte por transporti ĉiujn kongresanojn de Concordia University al la ekskursoceloj.)
Komence de ekskursoj, memorigu la kongresanojn ke ni estas ambasadoroj -- ne estu malĝentila en publikaj lokoj. Ni volas doni bonan impreson pri Esperanto kaj esperantistoj. Dum la ekskurso homoj aŭdas nin paroli strangan lingvon kaj kelkaj scivolemiĝas. Estus bone porti informilojn por disdoni al iu ajn kiu demandas "What language is that?"
Kutime estas plia ekskurso en la posttagmezo de la lasta tago de la kongreso, post la solena fermo, por tiuj kiuj ne forflugos ĝis la posta tago. Ofte tion oni ne detale aranĝas ĝis lastminute; estus pli bone plani kaj anonci ankaŭ tion sufiĉe frue, antaŭ ol homoj mendas siajn flugbiletojn. Se oni ial devas prokrasti la planadon de la ekskurso, tamen preferindas anonci la planojn dum la kongreso, kaj ne provi lastminute aranĝi ion taŭgan por ĉiuj ekskursemuloj. Russ Williams konsilas: "Diru 'Jen la plano - se ne taŭgas por vi, bv ne partopreni! Ne petu specialajn esceptojn por vi.'"
Foje estas plurtaga ekskurso antaŭ aŭ (pli ofte) post la kongreso. Por tio oni devas pagi aparte; ĝi ne inkluziviĝas en la kongreskotizo. Esploru pri la turistaj eblecoj en via regiono kaj proponu ion al Lusi HARMON de Esperanto Vojaĝ-Servo; ŝi helpis nin en 2000 organizi ekskurson al Savano, Georgio post la Atlanta kongreso. (Vidu la aliĝilon por la ekskurso al Savano.)
La LKK varbu la helpon de la loka Turistoficejo kaj la kongresa hotelo aŭ universitato. Nigraj/blankaj fotografoj, preferinde grandaj, estu sendataj al la redaktoro de Esperanto USA kiel eble plej baldaŭ post la invito de la Kongreso. Inter septembro de la antaŭa jaro ĝis aprilo de la kongresa jaro estas dezirinde ke la LKK provizu informon kaj fotografojn de la kongresejo kaj lokaj allogaĵoj por instigi la membrojn partopreni la Kongreson. Formala invito de la urbestro aŭ alia gravulo de la urbo estas tre dezirinde. Anoncojn oni ankaŭ sendu de tempo al tempo (sed ne tro ofte) al la retpoŝta listgrupoj AktivUsono kaj elna-anoncoj (ĉe Yahoo Groups), kaj al la Usenet novaĵgrupo soc.culture.esperanto.
La LKK kontaktu publikajn kaj universitatajn bibliotekojn en la kongresa regiono por ekspozicioj de Esperanto libroj kaj materialoj, kune kun anoncoj pri la Publika Kunveno. Ankaŭ provizo da informfolioj estu apud la materialoj.
Estas grave oferti klasojn pri Esperanto dum la kongreso, verŝajne je sabato. La komencantaj klasoj estu senpagaj kaj vaste reklamataj en la urbo.
Oni povas dissendi anoncojn pri la kongreso al lokaj kaj regionaj gazetoj kaj ĵurnaloj. Estas aparte bona informad-ebleco, se oni ankaŭ organizas kurson antaŭ la kongreso. Tiel bone informis la LKK de la Sankta-Luisa kongreso en 1999; iu radio-dissendej faris novaĵ-programeron pri la kurso kaj kongreso, kaj tiel allogis kelkajn vizitantojn al la kongreso.
Donu senpagan unutagan bileton (sen bankedo) al ĵurnalistoj, kaj vendu malmultekostan unutagan bileton al iu ajn.
Informilon (prefere kun fotoj de la kongresa urbo) oni sendu al: UEA, Kanada Esperanto-Asocio, Meksika Esperanto-Federacio kaj aliaj amerikaj landaj asocioj, Eventoj, Monato kaj ceteraj gazetoj, tuj kiam sufiĉaj detaloj estas certaj, por allogi eventualajn eksterlandajn vizitantojn. Necesas pli da tempo por plani kaj aranĝi interlandan vojaĝon ol enlandan, do frua publikigado tre gravas. Se la kongreso havas apartan temon oni sendu anoncojn ankaŭ al gazetoj kun tia temo, ekzemple priliteraturan kongreson oni anonci ankaŭ en Fonto kaj Literatura Foiro.
[Tiun ĉi paragrafon aprobu iu leĝ-spertulo antaŭ ol ni inkluzivu ĝin en la oficiala manlibro.]
Kelkaj kiuj deziras alveni la kongreson eventuale devos havi ian invit-leteron por akiri vizon. Iu skribu leteron (nome de ELNA) pri tiu homo al iu registara instanco (ambasadejo?). Sed tio ne ĉiam helpas. Joel Brozovsky diris, ke dum lia tempo kiel Direktoro de la C.O., li skribis multajn invit-leterojn por diversaj alilandoj; sed nur unu el ili ricevis vizon, kaj li tro malfrue por veni al la ELNA-Kongreso. (Li ja venis al NASK, do ne estis tute malŝparita tempo.) Kun nur unu stabano en la C.O., tiu ne plu povas fari tiujn leterojn. Do, antaŭ ol diri en eksterlandaj informoj, ke ni pretas skribi invit-leterojn por homoj, ni certu ke iu pretas fari la laboron. Povus esti la Sekretario de ELNA, aŭ iu en la estraro, aŭ eble la Komisiito pri Kongresoj. Eble iu en la LKK povus skribi la leterojn, sed verŝajne iu oficiro devus subskribi ilin.
Se ni ja povas oferti tiun servon, alilandajn vizitontojn ni avertu tre frue sendi personan informon pri ilia Esperanto-agado kaj eventuala prezentotaĵo ĉe la kongreso, eble menciindan en invit-letero, kaj adreson aŭ faks-numeron kien oni sendu la inviton. Noto en kongresa informo sendata al alilandaj asocioj, gazetoj ktp: "Ni ŝatus gastigi plej multajn alilandajn esperantistojn, sed ne povas garantii invit-leteron por viz-akiro se peto kun ĉiuj bezonaj informoj ne venos antaŭ [certa limdato]. Petojn por invit-leteroj oni sendu al [nomo, adreso] kaj ne al la C.O. de ELNA."
Se eblas, la invit-leterojn oni eble sendu fakse, ĉar la interlanda poŝto (aparte al Afriko) povas esti tre malrapida. En 2005 pluraj invit-leteroj, senditaj je ŝajne sufiĉe frua dato, ne alvenis al la petintoj (en Niĝerio) ĝis post la limdato. Jen alia kialo por starti la kongres-planadon tre frue, por anonci la daton tre frue.
Pluraj personoj, inkluzive de eksterlandaj Esperantistoj, partoprenas la Kongreson sole. En la vesperoj ili estu akompanataj de LKK-anoj kaj helpataj rilate al transportado kaj lokaj kondiĉoj. Estas ankaŭ bona havigi al komencantoj kaj vizitantoj (ekzemple ĵurnalistoj) kunulojn kiuj helpos al ili kompreni kaj ĝui la kongreson.
Se la kongresaj elspezoj estas sub la buĝetita nivelo (pro kostoj malpli altaj ol atendita, aŭ pli multe da registrintoj ol atendite), bona uzo de la ekstra mono estas aĉeti donacetojn por la alilandanoj ĉeestontaj la kongreson. Bonvolu noti ke manĝaĵoj aŭ spicaĵoj eble ne estas bonaj donacoj ĉar povas esti kontraŭleĝe transporti ilin trans landlimoj.
Se alvenas alilandaj gastoj kiuj ne regas la anglan, estus tre bone renkonti ilin en la flughaveno kaj konduki ilin al la kongresejo, se iel ajn eblas.
Estas grave havi kongresan hejmpaĝon. Se neniu el la LKK scias kiel fari retejon, vi povas peti helpon de la retejestro de ELNA (nun Jay FISHMAN) aŭ ĉe la reteja helpa listgrupo (Yahoo Group: elna-retpaĝo). Lastatempe niaj landaj kongresoj havis retejojn sub rubriko de esperanto.org. La hejmpaĝo enhavu interalie:
Jen la hejmpaĝoj de kelkaj kongresoj:
Kutime estas almenaŭ du bultenoj (verkita de la LKK, dissendata de la C.O.); foje tri, se haveblas mono por poŝtokostoj. La unua aperu kiel eble plej frue: eble 2-3 semajnoj post kiam vi havos subskribitan kontrakton kun la kongresejo. Tiu enhavu dirojn pri la kongresa urbo, la skizajn planojn por la kongreso mem, kaj la aliĝilo. Por la kongreso de 2005, la C.O. dissendis la unuan bultenon al ĉiuj membroj kaj informpetintoj de la lastaj du jaroj.
Duan bultenon oni dissendu, se la unua dissendiĝis tre frue kaj se haveblas mono por dua memorigo. Tiu dua bulteno enhavu denove la aliĝilon, plus plia informo pri la programo, gastoj parolontaj, ktp. Se mankas mono por dissendi al ĉiuj, tiun bultenon oni eble sendu nur al ELNA-membroj ne jam registriĝintaj, kaj al novaj informpetintoj en la kongresa regiono.
La lasta bulteno (sendota nur al aliĝintoj, almenaŭ unu semajno antaŭ la estrarkunsido) povas esti retpoŝta, sed zorgu, ke vi ne forgesu iujn kongresanojn kiuj ne havas retpoŝton. Por tiuj, presu kaj poŝtu ĝin aparte. Tiu lasta bulteno enhavu jenajn informojn:
Povos esti, ke diversaj homoj verkos partojn de la kongresa libreto. Unu homo servu kiel redaktoro de la libreto; prefere tiu estu iu kiu bone regas kompostan programon (ekz. LaTeX, PageMaker, Quark Express, aŭ simila) por belaspektigi la formaton de la libreto. La unuaj malnetoj de la diversaj partoj, kiujn aliaj homoj kontribuos, estu en iu simpla, malferma formato kiel ASCII teskto aŭ (ne-Microsoft'a) HTML. [Foje okazis formato-fuŝoj, kiam du homoj verkis parton de la manlibro en malsamaj programoj kaj poste provis kunigi ilin.]
Eventuala enhavo de la kongreslibro:
Kelkaj el tiuj aferoj -- ekzemple la horaro, la jarraportoj de ELNA, aŭ la kvartala gvidilo -- povas eventuale esti apartaj folioj aŭ libretoj kaj ne en la kongresa libreto mem.
Vidu ekzemplan kongreslibreton de la kongreso en Atlanto en 2000.
Se vi volas havi enspezon de reklamoj en la kongresa libreto, skribu leteron kiu iom klarigas pri Esperanto, la ELNA kongreso, la "tipa" Esperanto-parolanto aŭ kongresano, ktp., kaj proponas pri reklamo-specoj kaj prezoj. Tion sendu al kaj restoracioj kaj parkoj, muzeoj, ktp. Tian leteron oni eventuale povos disdoni al restoracioj en la kvartalo, dum vi piedekskurse esploras pri iliaj horoj, prezoj, distanco ktp. por la kvartala gvidlibro.
Taŭga koverto, sako aŭ alia havebla ujo estu uzata por enteni la diversajn kongresdokumentojn kaj aliajn informojn. Turistaj informiloj, urbaj kaj regionaj mapoj, reklamaĵoj kiel plumoj, pingloj, notlibretoj, kaj aliaj aĵoj senpagaj povas esti disdonataj kune kun la kongres- dokumentoj. Ĉi tiaj lokaj materialoj kaj aliaj agadoj parte de la LKK povas doni al la Kongreso agrablan kaj allogan etoson por la partoprenantoj.
Estas almenaŭ tri eblaj specoj de nomŝildo: kun krampo, pinglo, aŭ kol-pendaĵo. Malpreferu la pinglojn, ĉar ili damaĝetas true la ĉemizon. El la diversaj specoj de kol-pendaĵo, kelkaj pli sekure ligas la nomŝildon al la ŝnureto ol aliaj. Verŝajne la plej bonaj, sed eble ankaŭ plej multekostaj, estus tiuj kun krampoj.
Plurajn tagojn antaŭ la kongreso, presigu nomŝildojn por la homoj kiuj antaŭregistriĝis. Faru ankaŭ kelkajn blankajn nomŝildojn (kun la kongresa informo sed sen nomo) por la malfrue registriĝontoj.
Almenaŭ unu semajno antaŭ la kongreso, donu al via hotela kontaktulo plenan liston de ekipaĵoj bezonataj de diversaj prezentontoj, kun horaro (en la angla, kompreneble!) pri kie kaj kiam vi bezonos ekz. DVD-ludilon, projekcilon, ktp. (Tian liston vi mem uzu ankaŭ dum la kongreso.) Memorigu tiun ankaŭ pri samtempigo de horloĝoj, agordigo de piano, ktp. Se la LKKanoj mem provizos certajn ekipaĵojn, provu ilin hejme kaj ĉe la kongresejo kiel eble plej frue.
Je la limtempo por la bankedo, donu al la hotelistoj finan nombron de manĝontoj, kun indiko pri kiom el ili estas vegetaranoj/vegetalanoj, kaj kiuj alergioj menciiĝis en la aliĝiloj.
La tagon antaŭ la estrarkunsido, la ricevinto de libroj por la libroservo devas porti ilin al la kongresejo kaj transdoni ilin al la Direktoro de la C.O.; se eblas jam uzi la libroservo-ĉambron, ili povas jam ekmalpaki la librojn. Tiu tago estas bona por dismeti kelkajn direktajn afiŝojn por helpo al la estraro kaj aliaj fruaj alvenantoj, kaj starigi anonc-tabulon.
La tagon de la estrarkunsido, iuj en la LKK kontrolu ĉu la horloĝoj fakte estas samtempigitaj laŭpete, kaj se ne, repetas de la hotelistoj faru tuj se ili ne povas mem fari. Ili ankaŭ antaŭprovu, se eblas, la teĥnikajn ekipaĵojn (DVD- kaj vidbend-montriloj, televidilo, ktp; aparte komputila ligo al televido), por ke tiuj jam bone funkciu por la prezentontoj.
En la posttagmezo de tiu tago iuj starigu la registran tablon je la anoncita tempo. Aliaj eventuale pretigu la restantajn aferojn por la interkona vespero. La registra tablo havu ne nur la liston de aliĝintoj, kaj la kongresajn sakojn kun kongresa programlibreto, nomŝildo, kaj aliaj aferoj, sed ankaŭ diversajn informilojn pri Esperanto por disdoni al ne-esperantistoj kiuj preterpasas kaj scivolemas. Se sufiĉas da volontuloj, iu ĉeestu la registran tablon dum la tuta kongreso, almenaŭ ekster la horoj de la grandaj programeroj (solenaĵoj, bankedo ktp).
Dum la kongreso, la membroj de la LKK havos diversajn devojn, rilate al interrilato kun la stabanoj de la kongresejo, anoncoj (aparte pri ŝanĝoj en la programo), helpo al la prezentantoj, la stabanoj de la C.O., la estraro, kaj la kongresanoj ĝenerale. Starigu en plej videbla loko afiŝtabulon, aŭ uzu jam ekzistantan laŭ permeso de la kongresejo, kie vi kaj aliaj povas meti anoncojn. La prezidento de ELNA kutime estas la ĉefa parolanto dum la solenaj malfermo kaj fermo, sed la ĉefo de la LKK ankaŭ kutime parolas tiam; interalie kun dankado al diversaj homoj kiuj helpis pri la kongreso. Faru la voĉajn anoncojn kun mikrofono kiam eblas, sed ĉiel ajn sufiĉe laŭte. (Eble la ĉefo de la LKK volos delegi iun alian LKKano kun pli laŭta voĉo por fari tiujn anoncojn.)
Kunvenu frue (eble post la interkona vespero, aŭ post la solena malfermo) kun la homoj kiuj volontulis helpi dum la kongreso. Asignu al ili specifajn taskojn ekz. rilate al la registra/informa tablo, akuratigo (vidu sube), teĥnika/ekipaĵa helpo al prezentantoj, kunuleco al komencantoj aŭ alilandaj vizitantoj, ktp. Faru volontulan horaron kun deĵorhoroj, kaj lasu al la homoj skribi iliajn nomojn en elektitaj spacoj.
Ĉe la publika sesio kaj eventualaj senpagaj komencantaj klasoj, iu kolektu la nomojn kaj kontaktinformojn de tiuj, kiuj interesiĝas pri Esperanto kaj volas daŭran kontakton kun la loka klubo.
Dum la solena malfermo, la ĉefo de la LKK anoncu "oficialan kongresan tempon" (antaŭe samtempiginte sian brakhorloĝon kun videbla horloĝo en la kongresjo) kaj petu al la kongresanoj samtempigi siajn brakhorloĝojn. Estas kutime dum ĉi tiu soleno, ke reprezentantoj de diversaj lokaj grupoj, alilandaj E-o asocioj, ktp. salutu la kongreson. Ankaŭ esperantistojn forpasintajn en la jaro post la antaŭa kongreso oni honoru per silenta paŭzo.
Se haveblas sufiĉe da volontuloj (ĉu en la LKK aŭ ekster ĝi), ekzistas alia bona maniero akuratigi la horaron. Kvin minutoj antaŭ la teoria fino de ĉiu programero, iu volontulo mallaŭte eniru la ĉambron kaj montru al la prezentanto aŭ gvidanto afiŝon "KVIN MINUTOJ RESTAS". Je la fino, tiu montru alian afiŝon "HALTU". Preferinde estas havi 3-5 akuratigistoj, por ke neniu el ili devos deĵori tro longe, kaj ili mem povos ĝui la programon.
Dum la solena fermo, estas taŭge aparte honori la honoran gaston kaj alilandajn vizitantojn.
Se estis moralaj subtenantoj de la kongreso (aŭ aliaj kiuj pagis sed ne venis nek nuligis sian aliĝon), iu en la LKK poŝtu al ili ekzemplerojn de ĉiuj kongresaj dokumentoj, laŭeble inkluzivante fotojn kaj la paperojn, kiujn disdonis diversaj prelegantoj.
Iu (ne nepre en la LKK) verku kongres-raporto(j)n por Esperanto USA kaj por AktivUsono. Tio inkluzivu la nombron de partoprenantoj, dirojn pri la gastoj kaj la plej interesaj prezentaĵoj, kaj (se oni jam scias) informeton pri la venontjara kongreso. Indas ankaŭ inlkluzivi fotojn.
Kontaktu la novajn interesitojn, kiuj el la loka regiono venis al la kongreso aŭ al la komencantaj klasoj.
Se vi trovis mankojn en la kongresa manlibro, skribu al la komisiito pri kongresoj kun sugestoj por plibonigo de tiu dokumento.
La lokanoj havu identigajn T-ĉemizojn; ĉiu portu tion je la unua tago de la kongreso, por ke la alvenantoj sciu kiun demandi pri aferoj.
Ĉiu el la LKK kolektu dum la prepara tempo liston de helpantoj, kaj iu unuigu la listojn, por forgesi neniun en la dankoparolo dum la Solena Fermo.
Havu mapojn de Usono kaj de la tuta mondo por uzo dum la interkona vespero -- ĉiu ronde identigu sian devenlokon. Aŭ meti la mapojn sur tabulo, kaj homoj povas enmeti pinglon por indiki sian devenlokon.
Lokaj poŝtkartoj sendotaj al la subtenantaj membroj de la kongreso (kaj eventuale al kongresuntoj kiuj malsanas aŭ simile), subskribataj de diversaj kongresanoj dum la interkona vespero ktp. kaj poŝtata dum la kongreso aŭ tuj poste.
Ĉiumatena kunveno/anoncperiodo, ekz. tuj post matenmanĝo. Ne longa kunveno, eble 10 minutoj, por laŭtvoĉe informi la kongresanojn pri gravaj aferoj.
Sonbendigo de prelegoj, por la sonbenda katalogo de ELNA... Oni eble devas kontrakti pri tio kun la hotelo, aŭ eble iu povas alporti propran sonbend-registrilon (kaj mikrofonon, ekstrajn pilojn kaj multajn kasedojn).
Doroteo Holland sugestas, ke dum la bankedo la estraro kaj oficiroj sidu kune ĉe la ĉeftablo por ke ĉiu vidu kaj konatiĝu kun ili. Sed estas alia ideo pri sidaranĝo, nome, ke estu aŭkcio de kunprezidantaj sidlokoj laŭ plej altaj donacoj al ELNA. Tion oni faris en pluraj jaroj. En Bostono (2003) estis du aŭkcioj, unu por sidlokoj kun la Prezidanto kaj Vicprezidanto de ELNA, kaj alia por sidlokoj kun la honorgastoj, Esperanto-muzikistoj Kimo kaj Jomo.
Petu informon de turismaj kaj kongresaj servoj - la Vistitor's Bureau, Chamber of Commerce, ktp... Ezk. kontrolu pri senpage haveblaj mapoj, turismaj broŝuroj, suveniretoj
Sukcesaj ELNA kongresoj jam okazis en lokoj kie relative malgranda kvanto da Esperantistoj troviĝis. Se ordeme kaj bone planita aliro estas uzata, relative malgranda grupo povas facile plenumi ĉiujn necesajn taskojn.
Kongresoj bonaj en multaj rilatoj (sed kun malmulte da partoprenantoj) foje okazis, kiam la komitato komencis malfrue aŭ ne sukcesis fini la aranĝojn pri kongresejo ĝis malfrue (ekz. 6 monatoj antaŭ la kongreso, en 2000 kaj 2001). Sed por ebligi al plej multaj homoj alveni, por aranĝi plej bonan programon, kaj por malpliigi la streĉan laboron por la komitatanoj mem, preferindas komenci tre frue. Kiom frue? La LKK por Austin en 2005 komencis sian laboron ĉirkaŭ jaron kaj duonon antaŭ la kongreso (frue en 2004). Russ Williams, estro de tiu LKK, rekomendas komenci true frue -- mi supozas, ke du jaroj antaŭe ne estus tro frue.
Kiam la loka grupo komencas diskutadon pri eblecoj inviti ELNA kongreson al sia urbo, plankomitato estu starigita konsistante el kelkaj el la plej aktivaj membroj kiuj havas la tempon por kunigi la necesajn informojn. Unu persono estu estro de la LKK kiu eventuale nomu la diversajn funkciulojn por la taskoj rilate al organizado de la Kongreso. Resume, la roloj inkluzivas:
Memoru ke la ELNA Kongreso estas la plej grava kunveno de esperantistoj en Usono kaj ĝia sukceso dependas plejparte je la kapableco kaj laboro de la LKK. La Komisiito de Kongresoj kaj la Centra Oficejo de ELNA estas pretaj helpi ĉiumaniere sukcesigi la Kongreson kaj ĉiam pretas konsili kaj helpi la LKK-n kie eblas.
Finfine, pluraj lokaj grupoj kaj kluboj spertis ke kunlaborado por okazigi sukcesan kongreson rezultiĝas en pli forta kaj bona loka grupo, kaj ke pere de la reklamado la membreco plimultiĝas kaj intereso pri Esperanto kreskas.
Helpis kaj donis konsilon (interalie):
Mia Esperanto-paĝo
My English-language homepage
Laste ĝisdatigita je julio 2006